Gestion du temps :
5 astuces pour optimiser son temps au travail

Gestion du temps :
5 astuces pour optimiser son temps au travail

Gestion du temps au travail
Inès

Inès Ben Njima

Co-Fondatrice et formatrice

La gestion du temps est devenue une compétence essentielle pour réussir dans le monde professionnel d’aujourd’hui. Même si elle est particulièrement recherchée en entreprise par les recruteurs et les managers, c’est une compétence qui pourra servir à tout employé et tout entrepreneur.

Entre les nombreuses tâches à accomplir, les réunions, les délais serrés et les distractions omniprésentes, il est difficile de ne pas se sentir dépassé et de ne pas perdre le contrôle de son emploi du temps
Savoir optimiser son temps au travail est la clé pour booster son efficacité, atteindre ses objectifs et maintenir un équilibre satisfaisant entre vie professionnelle et vie privée.

Dans cet article, nous explorerons des techniques et des stratégies simples et pratiques pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre temps au travail et à accroître votre productivité.

Pourquoi bien gérer son temps ?

Une gestion du temps efficace offre de nombreux avantages au quotidien tant sur le plan professionnel que personnel.
Voici quelques-uns des principaux bénéfices qu’une bonne gestion du temps peut apporter :

Amélioration de la qualité du travail

Une bonne gestion du temps peut avoir un impact positif sur la qualité de votre travail. Pourquoi ?
Car en consacrant le temps d’attention nécessaire à chaque tâche, vous pouvez produire un travail de meilleure qualité et éviter les erreurs.
Au contraire, une mauvaise gestion du temps pourra entraîner de multiples complications.

De plus, si chaque tâche est réalisée dans le temps imparti défini, vous disposerez sans nul doute de temps supplémentaire pour la réflexion et la planification. Ainsi, vous pourrez identifier des opportunités d’amélioration et trouver des solutions créatives à des problèmes plus ou moins complexes.

Plus de temps pour les activités personnelles

Lorsqu’on a une bonne gestion du temps de travail, cela a forcément un impact sur notre vie privée car cela peut permettre de créer du temps pour ses activités personnelles.
En étant plus efficace dans votre travail, vous redéfinissez vos priorités, vous pouvez ainsi réduire le temps que vous consacrez à des tâches non essentielles et libérer des moments pour vos loisirs, vos passe-temps et vos relations.

Résultat ? Vous retrouvez du plaisir et cela contribue à un équilibre global entre vie professionnelle et vie privée, ce qui est essentiel pour maintenir votre bien-être et votre satisfaction dans tous les aspects de votre vie.

Réduction du stress et de l'anxiété

En règle générale, une gestion efficace du temps peut également contribuer à réduire le stress et l’anxiété au quotidien liés au travail.
En effet, en planifiant vos journées de manière appropriée, vous n’avez plus le sentiment d’être débordé. Vous évitez les retards, les échéances manquées, les les périodes de surcharge de travail et les situations stressantes.

Cette capacité vous permet également de travailler de manière plus sereine et de maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée puisque vous pouvez enfin vous permettre de couper et de ne plus amener de travail à la maison.

Augmentation de la productivité

Un autre avantage d’une bonne gestion du temps paraissant le plus évident est l’augmentation de la productivité.
En optimisant efficacement votre temps de travail, vous pourrez accomplir davantage de tâches et de missions en moins de temps. Avec le même laps de temps disponible, mais avec une autre organisation, vous aurez l’impression d’avoir plus de temps dans la journée car vous pourrez en faire en plus que d’habitude.

Maximiser votre rendement au travail vous permet également d’atteindre vos objectifs plus rapidement et plus efficacement.

Renforcement de la confiance en soi

Comme nous venons de le mentionner, on atteint plus rapidement ses objectifs en gérant efficacement son temps de travail, et lorsque vous atteignez régulièrement vos objectifs, vous renforcez votre confiance en vous-même et votre estime de soi.

En ayant une vision claire de ce que vous devez accomplir et en étant capable de le faire dans les temps, vous développez un sentiment de compétence qui peut vous aider à aborder de nouveaux défis avec confiance.

Quels sont les principes d'une bonne gestion du temps ?

Établir des objectifs clairs et prioritaires

La première étape pour optimiser son temps au travail consiste à apprendre à définir des objectifs clairs, prioritaires et réalistes. Pour ce faire, l’utilisation d’un planning de la semaine peut être un bon début pour fixer ses objectifs.
Si vous n’avez pas établi de plan la veille, avant de commencer votre journée de travail, prenez quelques minutes de réflexion pour la planifier et réfléchir à ce que vous souhaitez accomplir.
Notez-les sous forme de to-do list, cela vous aidera à les visualiser. 

Ensuite, il vous faudra choisir les tâches les plus importantes et méritant de se questionner sur leur priorisation, celles qui, par exemple, auront un impact significatif sur vos objectifs à long terme.

Après cela, procédez à un classement de vos tâches afin de les prioriser par ordre de priorité. Vous pouvez à partir de cet instant, vous concentrer sur les tâches les plus importantes en premier et déléguer si possible, celles que vous ne pourrez pas traiter.
Apprendre à demander de l’aide peut alors s’avérer bien utile en ce sens. 

Au sein de vos journées intenses, hiérarchiser vos tâches vous permettra aussi de rester concentré sur ce qui est vraiment essentiel et d’éviter de vous disperser sur des tâches moins importantes. 

Si vous avez de grandes ambitions pour la journée vous pouvez toujours continuer de noter vos tâches et les remettre au lendemain si elles n’ont pas pu être traitées le jour-même, mais attention toujours avec cette idée de priorisation.

Si vous êtes débordés et que vous n’arrivez pas à déterminer ce qui est important ou non, urgent ou non, un outil stratégique de priorisation reconnu en matière de gestion du temps est la matrice d’Eisenhower qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance. 

Utiliser des outils de gestion du temps

Il existe de nombreux outils et applications disponibles pour vous aider à gérer votre temps de manière efficace.

Un outil de gestion du temps peut être une application de gestion de tâches, un outil de planification, un outil de concentration ou encore un calendrier électronique.

Il existe une multitude d’options pour vous aider à organiser votre emploi du temps et à suivre vos progrès. Le tout sera de trouver les outils qui fonctionneront le mieux pour vous puis de les utiliser.
Vous pourrez ainsi alléger votre charge mentale et vous consacrer uniquement aux tâches ayant une valeur ajoutée.
Vous aurez un visuel mis à jour régulièrement sur la planification de vos journées, la fixation de vos échéances et le suivi de vos tâches sur une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle. 

Pour vous donner quelques pistes d’outils de gestion du temps, vous pouvez par exemple essayer Freedom qui vous permettra de bloquer certains sites, applications et notifications, et éviter ainsi les distractions.

Si vous souhaitez optimiser vos prises de notes, vos tâches et vos agendas vous pouvez utiliser Evernote.

Vous perdez beaucoup de temps à rechercher vos mots de passe et finalement vous devez tout le temps les redéfinir ? La solution Dashlane vous permet d’enregistrer vos mots de passe en toute sécurité !

Vous êtes manager et votre entreprise est à la recherche de solutions pour organiser les projets d’équipe et permettant une meilleure communication ? Un outil de cartographie mentale et d’échange d’informations pour collaborer entre collègues, comme Mindmesiter peut vous être utile.

Enfin, si vous souhaitez plutôt créer une matrice d’Eisenhower, allez voir du côté de Todoist.  

Ces outils peuvent également vous permettre d’identifier les zones de temps perdu et de trouver des moyens de les optimiser.

Attention cependant à ne pas multiplier ces outils, par exemple, en offrant trop de possibilités pour communiquer. Cela pourrait provoquer l’effet inverse et un retour en arrière, les salariés ne sachant plus où donner de la tête et n’ayant plus la possibilité de couper. 

Pratiquer la méthode Pomodoro

Aussi appelée méthode de gestion du temps par intervalles, cette méthode est efficace si on souhaite maximiser sa productivité.

Elle consiste à travailler sur une tâche spécifique pendant une période de temps précise, qui est généralement de 25 minutes, sans interruption, suivie d’une courte pause de 5 minutes. Une fois que vous avez réalisé quatre intervalles de travail, vous pouvez prendre une pause plus longue d’environ 15 à 30 minutes

Cette approche vous permettra de rester concentré et productif pendant des périodes courtes et définies, tout en vous accordant des pauses régulières pour recharger vos batteries et éviter l’épuisement

Lorsqu’on met en œuvre cette action, cela résout parfois une bonne partie du problème en termes de gestion du temps au travail. On évite ainsi de procrastiner car on est plus enclin à travailler durant des petites tranches horaires plutôt qu’en enchainant des heures de travail d’affilée. On garde ainsi la motivation au travail et on a plus plaisir à travailler.

De nombreuses méthodes existent dans le domaine de la gestion du temps au travail, dont l’efficacité sera propre à chaque personne.

En tant que manager, aider les employés à trouver celle qui leur correspondra le mieux fera augmenter le taux d’engagement
En tant que salarié, n’hésitez pas à tester et réaliser ce qui fonctionne ou non pour vous, c’est la meilleure chose que vous puissiez faire pour connaître vos préférences.  

Structurer son emploi du temps avec des plages horaires dédiées

Optimisez votre temps au travail en structurant votre emploi du temps.
Il ne suffit pas de lister les tâches à accomplir dans une to-do list, il faut aussi les planifier en y dédiant des plages horaires. Cela permet de prendre en compte toutes les tâches auxquelles on doit accorder de l’attention, et de ne pas minimiser leur durée

Le but ici est de définir des heures spécifiques à toutes les activités quelles qu’elles soient et de leur donner un cadre. Par exemple, vous devrez réserver des créneaux horaires pour les temps passés en réunion, consulter vos messages et notifications, répondre aux emails etc. 

En organisant votre journée de cette manière, vous restez concentré sur une seule tâche à effectuer à la fois et ne jonglez plus entre les différentes tâches.

Les transitions entre chacune d’entre elles sont aussi importantes, n’hésitez pas à prendre des pauses de quelques minutes avant d’entamer une nouvelle tâche, cela vous permettra de rester concentré et productif.

Ainsi, vous pouvez également mieux anticiper votre charge de travail et éviter la procrastination.

Nous attirons votre attention ici, il faut tout de même pouvoir rester flexible et paré à toute éventualité. Imaginons le cas d’une demande urgente, il vous faudra alors laisser de côté un élément de votre liste le temps de traiter cette demande. 

Mettre en place des routines matinales et de fin de journée

Les routines matinales et de fin de journée peuvent grandement contribuer à une gestion efficace du temps au travail

En commençant chaque journée avec une routine matinale bien définie, vous pouvez vous mettre dans un état d’esprit propice à la productivité et vous préparer mentalement pour la journée à venir. 
Cela peut inclure tous types d’activités au bureau ou à la maison telles que la méditation, l’exercice physique, la planification de la journée, créer des listes stratégiques etc. A vous de choisir ce qui pourra vous faire lever du bon pied et booster votre efficacité.

Dans le même sens, en ayant une routine de fin de journée, vous pouvez clôturer votre journée de manière efficace. Vous pouvez, entre autres, mettre de l’ordre dans votre espace de travail, faire le point sur ce qui a été accompli, mettre à jour votre boîte mail, planifier les tâches du lendemain, déconnecter que ce soit de ses mails ou des réseaux sociaux. 

Ces routines peuvent vous aider à démarrer et à terminer chaque journée de travail de manière productive et organisée.

Conclusion

En conclusion, une gestion efficace du temps menée à bien est essentielle pour notre réussite au travail.

En adoptant une approche proactive de la gestion du temps, vous pouvez non seulement améliorer la qualité de votre travail, réduire votre stress et votre anxiété, augmenter votre productivité et renforcer votre confiance en vous-même, mais aussi créer du temps pour les activités personnelles qui vous tiennent à cœur et maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.

En suivant les conseils présentés dans cet article, vous serez plus à même d’optimiser votre temps.

Reprenez les rênes de votre emploi du temps et réalisez votre plein potentiel au travail en établissant des objectifs clairs, en utilisant des outils de gestion du temps, en pratiquant la méthode Pomodoro, en structurant votre emploi du temps avec des plages horaires dédiées et en mettant en place des routines matinales et de fin de journée ! 

En définitive, la gestion du temps n’est pas seulement une question d’efficacité professionnelle, mais aussi de bien-être personnel. En investissant du temps et des efforts dans l’optimisation de votre temps au travail, vous pouvez non seulement réaliser vos objectifs professionnels, mais aussi mener une vie plus équilibrée et satisfaisante dans tous ses aspects.

Pour plus d’astuces, retrouvez notre article comprenant 10 astuces pour mieux gérer son temps et gagner en productivité

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