10 astuces pour mieux gérer son temps et gagner en productivité

Réflexion, femme qui pense, gestion du temps
Inès

Inès Ben Njima

Co-Fondatrice et formatrice

La gestion du temps est devenue un défi majeur que nous devons tous affronter au quotidien. Avec un rythme de vie toujours plus effréné, il devient de plus en plus difficile de gérer son temps efficacement.

Entre les tâches professionnelles, les responsabilités familiales et les activités personnelles, il peut être difficile de trouver un équilibre et de ne pas se sentir submergé.

C’est pourquoi il est important de connaître et d’expérimenter des astuces et des stratégies pour mieux gérer son temps et augmenter sa productivité. Il n’existe pas de règles immuables pour gérer son temps, c’est pourquoi, dans cet article, nous vous proposons 10 conseils simples et pratiques pour y parvenir.

Établir ses priorités

L’une des clés pour une gestion efficace du temps est de déterminer ce qui est important et ce qui ne l’est pas. Il est donc important d’établir vos priorités et de concentrer votre temps et votre énergie sur les tâches les plus importantes et les plus urgentes, pour ensuite vous occuper des tâches moins urgentes.

En pratique : Vous pouvez rédiger une liste de toutes les tâches à accomplir et les classer ensuite par ordre de priorité.

Utilisez ensuite un agenda dans lequel vous programmerez toutes ces tâches, afin de vous fixer des temps réalistes et d’avoir une vision plus claire du moment où vous devrez accomplir ces tâches.

Cela vous permet de planifier vos journées, de suivre vos échéances et de vous assurer de ne rien oublier. Il faudra bien le consulter régulièrement et le mettre à jour si nécessaire. A chaque tâche terminée, cochez-là ou barrez-là, cela vous procurera un sentiment d’accomplissement.

Faire le point

En général, on est occupé toute la journée par nos tâches quotidiennes, on ne sait plus où donner de la tête, on part du travail avec des idées plein le crâne et une journée similaire recommence le lendemain. On perd du temps à retrouver ce qu’on doit faire, et ce qu’on a déjà fait. L’astuce est de faire le point en fin de journée. Cela permettra d’y voir plus clair en partant du travail, de voir rapidement ce qui a été accompli et de s’avancer pour le lendemain.

En pratique : Cinq minutes suffisent en fin de journée pour s’attarder sur ce qu’on a réalisé le jour-même et préparer sa journée du lendemain en mettant à jour la liste de tâches et le calendrier.

Éviter les distractions

Aujourd’hui, il est difficile de travailler sans être interrompu par les appels téléphoniques, les réseaux sociaux, les e-mails, ou encore les messages instantanés. A l’ère du numérique, ces distractions sont l’un des principaux obstacles à une bonne gestion du temps car ils peuvent vous faire perdre énormément de temps et réduire de manière considérable votre productivité. Pour contrer les distractions, rester concentré et optimiser son temps, il est préconisé de se mettre dans un espace de travail calme et sans distractions.

En pratique : Pour éviter ce qui pourrait vous distraire pendant que vous travaillez, vous pouvez par exemple éteindre votre téléphone. Mais cela n’est pas toujours possible, dans ce cas, vous pouvez utiliser des applications qui bloquent temporairement l’accès à certaines distractions de votre téléphone tout en restant joignable en cas d’urgence.

Planifier des pauses régulières

On croit souvent à tort que pour bien travailler il faut rester concentré des heures jusqu’à atteindre notre objectif. Cependant, il est important de prendre des pauses régulières, ne serait-ce que de quelques minutes, pendant votre temps de travail. Cela permet de recharger vos batteries et de revenir sur vos tâches avec un regard nouveau. En évitant ainsi la fatigue mentale, vous pourrez même terminer la tâche fixée plus tôt que si vous n’aviez pas pris de pause. Prendre des pauses devient alors un gain de temps.

En pratique : En commençant votre journée n’hésitez pas à planifier des pauses courtes toutes les deux heures. Profitez-en pour vous étirer ou marcher jusqu’à la machine à café par exemple.

Apprendre à déléguer

Même si cette idée peut vous sembler intimidante ou s’il vous est difficile de déléguer car vous aimez avoir un certain contrôle, dans la mesure où vous le pouvez, déléguer les tâches non prioritaires à d’autres personnes pour une meilleure efficacité. Ceci peut considérablement vous aider à vous concentrer sur les tâches prioritaires à forte valeur ajoutée, et à vous libérer du temps.

En pratique : Lorsque vous souhaitez déléguer une tâche choisissez la bonne personne, c’est-à-dire la personne la mieux habilitée pour la réaliser. Commencez par confier de petits travaux avant de passer à des projets de plus en plus importants. Assurez-vous bien que la personne à qui vous confiez le travail a les éléments nécessaires pour réussir en lui expliquant le contexte, en lui donnant les objectifs à atteindre et en déterminant avec elle l’échéance.

Apprendre à dire "non"

Apprendre à dire non peut être difficile mais c’est parfois nécessaire pour ne pas se surcharger et se surmener en acceptant trop de tâches. Si vous acceptez les demandes supplémentaires qui vous font dévier de vos tâches plus urgentes, vous ne parviendrez qu’avec beaucoup d’efforts à effectuer toutes vos tâches.

En pratique : Dire non nécessite de le faire de manière respectueuse et professionnelle. Expliquez pourquoi vous ne pouvez pas répondre positivement à ce qu’on vous demande de faire.

Éviter la procrastination

La procrastination est le fait de remettre à plus tard et de repousser constamment les tâches à faire au lendemain. Non seulement ça vous empêche de réaliser vos tâches à temps mais en plus de ça, vous perdez énormément de temps. 

En pratique : Commencer par les tâches les plus difficiles ou les plus ennuyeuses, ou en décomposant les grandes tâches en petites tâches plus gérables. On vous dit tout dans cet article : “Comment faire pour arrêter de procrastiner ?”

Arrêter de tout vouloir gérer en même temps

Dans le contexte actuel, on aime à dire qu’on est multitâche, ce qui revient à dire qu’on peut faire plusieurs choses en même temps. En agissant de la sorte, notre cerveau est épuisé car il doit se concentrer en passant rapidement d’une tâche à une autre. Ce n’est donc pas en essayant de tout faire en même temps qu’on sera plus efficace, bien au contraire. 

En pratique : lorsque vous avez des tâches à faire, prenez-les une à une. Focalisez-vous sur une seule tâche puis passez à la suivante. En vous concentrant sur une seule tâche vous serez plus à même d’être productif. 

Prendre du temps pour soi

Que vous soyez salarié d’une entreprise ou freelance, en-dehors de vos temps de travail, il est primordial de prendre du temps pour soi car cela revient à prendre soin de sa santé mentale. Se ressourcer mentalement et physiquement permet de réduire le stress et l’anxiété qui peuvent interférer avec votre vie personnelle ainsi qu’avec la concentration et la productivité au travail.

C’est un cercle vertueux : prendre du temps pour soi réduit le stress, permet d’être en meilleure santé, d’être plus alerte, d’améliorer sa concentration, et d’être créatif. Les tâches seront alors accomplies plus rapidement et plus efficacement.

En pratique : au même titre que vos tâches professionnelles, planifiez des temps de repos, des temps de lectures, des temps où vous pourrez faire de l’exercice, tout étant réaliste. Commencez par de petites choses : 20 minutes d’exercice, 45 minutes de lecture etc.

Etre flexible

Même avec la meilleure planification, il est parfois difficile de se rendre compte du temps dont vous aurez besoin pour accomplir une tâche. De nouvelles situations, des priorités changeantes et des imprévus peuvent survenir. Prendre les mesures nécessaires pour être prêt à y faire face et à s’adapter vous permettra de mieux gérer les imprévus, de rester concentré sur les priorités et de favoriser une communication efficace. Vous serez ainsi plus productif et vos objectifs pourront ainsi être atteints.

En pratique : face à un imprévu, définissez les solutions pour y faire face. Soyez indulgents envers vous-mêmes si une tâche prend plus de temps que prévu et adaptez votre emploi du temps en conséquence. 

Conclusion

En conclusion, la gestion du temps est un enjeu crucial pour tout individu, que ce soit dans sa vie professionnelle ou personnelle.

Elle est essentielle pour être productif, atteindre ses objectifs, réduire son stress et fait partie des soft skills les plus recherchées par les entreprises en 2023.

Pour être productif, il est important d’établir des priorités, de faire régulièrement le point, d’éviter les distractions, de planifier des pauses régulières et de déléguer les tâches non prioritaires.

D’autres techniques et astuces pratiques proposées dans cet article permettront une meilleure organisation de son temps et d’être plus efficace tout en évitant la fatigue mentale.

La clé est de trouver une méthode qui fonctionne pour vous et de s’y tenir pour obtenir les résultats souhaités.

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