Les clés pour rendre une réunion efficace
A combien de réunions avons-nous assisté en nous disant que c’était une perte de temps ? En travaillant à côté car le sujet ne nous concernait pas ? En ne se sentant pas écouté ? En sachant d’avance quelle sera la conclusion ? En nous disant qu’elle nous a fait perdre notre temps de travail précieux ?
C’est un tableau plutôt noir que je dépeins et pourtant, les réunions sont essentielles pour le bon fonctionnement d’une équipe ou d’un service, qui a forcément des besoins en termes de communication et de prise de décision. Cependant, parfois leur organisation pourrait être grandement améliorée non seulement pour une meilleure efficacité et productivité mais aussi pour le bien-être de tous.
En étant mal planifiée et mal exécutée, elle perd tout son sens et cela finit par gaspiller cette ressource précieuse qu’est le temps de chacun.
Alors que dites-vous de découvrir et d’expérimenter cette liste d’astuces permettant de rendre une réunion véritablement efficace ?
Ne pas négliger la préparation : définir un objectif et un ordre du jour
Tout d’abord, même si ça paraît évident, valider l’intérêt même d’une réunion est crucial, car parfois échanger des mails peut suffire à transmettre et valider les informations.
La base de toute réunion réussie passe par une bonne préparation : un objectif clair et partagé, ainsi qu’un ordre du jour établi à l’avance et communiqué à tous les participants.
Vous pouvez vous aider de la méthode TOP pour conduire vos réunions. Le « T » pour Thème, consiste à préciser clairement l’objet de la réunion, le sujet principal. Le « O » pour Objectif, vise à déterminer ce que l’on souhaite accomplir à l’issue de cette rencontre. Enfin, le « P » pour Plan, englobe l’ordre du jour ainsi que les points à aborder pour atteindre les objectifs fixés.
Demandez-vous :
Quel est le but recherché ? A quelles problématiques doit répondre cette réunion ? Quels sujets seront abordés ? Qui doit être présent pour contribuer de manière pertinente ?
Répondre à ces questions permet de jeter les bases d’une réunion efficace, et anticiper les sujets à débattre permet de gagner un temps précieux le jour J, puisque tous les participants sont déjà fixés et informés des thématiques à aborder.
Une réunion qui ne répond pas à un objectif clair perd de son efficacité et devient dénuée de sens. On ne peut alors que conseiller à l’animateur de rappeler l’objectif et les enjeux avant chaque réunion, car ils définissent le cadre dans lequel les discussions prendront tout leur sens.
De plus, élaborer un ordre du jour détaillé et le partager à l’avance avec tous les participants revêt une importance capitale. Cette démarche préalable permet à chacun de se préparer adéquatement et d’apporter une contribution significative lors de la réunion.
Enfin, l’organisateur doit accorder le rôle d’animateur de la réunion à une personne capable de stimuler les débats et de les conclure. Ce rôle est généralement dévolu à la personne maîtrisant le mieux les sujets abordés. Il a une place importante car c’est lui qui orchestre les échanges et s’efforce d’aboutir à des résultats dans le respect du timing défini. Il n’y a pas de règle pour désigner cette personne, par exemple ce n’est pas forcément au manager qu’incombera cette responsabilité. Celle-ci ne dépend pas nécessairement de la position hiérarchique, mais plutôt de la capacité à animer les discussions de manière productive.
Respecter le timing prévu : horaires de début et de fin
Le temps est une ressource précieuse, ainsi, planifier à l’avance la durée de chaque point fixé à l’ordre du jour et respecter les horaires prévus au préalable est essentiel pour atteindre les objectifs prédéfinis.
Pour commencer à l’heure convenue, il est prudent pour l’animateur de s’organiser et de prévoir une marge de sécurité pour l’installation du matériel et les vérifications techniques en amont de de la réunion. Anticiper ces aspects permet d’éviter les retards et les perturbations qui pourraient compromettre le bon déroulement de la présentation.
Pendant la réunion, veillez à ce que chaque point fixé à l’ordre du jour soit traité de manière efficace et dans les délais impartis. Cela permettra de renforcer l’importance accordée à la réunion aux yeux des participants, de ne pas compromettre leur attention et de ne pas perturber leur emploi du temps.
En termes d’attention, il est d’ailleurs recommandé de choisir des plages horaires optimales, telles que le créneau matinal, où la concentration est généralement à son apogée. À l’inverse, les plages horaires en début d’après-midi sont à éviter en raison de la baisse d’attention liée à la digestion.
Afin de terminer à l’heure convenue, il est important que le facilitateur intervienne pour recentrer les échanges ou reporter les discussions à une autre occasion si elles concernent un autre sujet. En effet, il est préférable de reprogrammer une réunion supplémentaire plutôt que de retenir des participants qui pourraient perdre en attention au fil de la séance.
Même s’il faut gérer les temps de parole de chacun, il reste tout de même important de réserver un temps de quelques minutes pour les questions des participants.
Choisir un cadre : le bon lieu et le bon moment
La réussite de la réunion dépend également fortement du choix du lieu de réunion.
Privilégiez une salle disposant de suffisamment d’espace et baignée par la lumière du jour offrant ainsi un environnement plus propice à la concentration et à la créativité. Le lieu de réunion influera sur l’état d’esprit du groupe de travail.
Les entreprises disposent souvent de salles dédiées aux réunions, offrant ainsi une opportunité de personnalisation en fonction de l’ambiance souhaitée.
Aussi, pour favoriser la productivité et l’efficacité des échanges, et dans une démarche collaborative, un conseil : optez pour une disposition en table en U. Ainsi, tout le monde peut se voir tout en plaçant l’animateur au centre des débats. Les discussions sont plus faciles à suivre, et un état d’esprit de cohésion se crée.
Au travail, on est souvent sous la pression et il n’y a jamais vraiment de bon moment pour un meeting.
Cependant une des compétences liées au management d’équipe est de savoir choisir ce moment.
Imaginons que j’ai une boîte d’expertise comptable, nous sommes en pleine période comptable et je souhaite organiser plusieurs réunions pour répondre à certaines problématiques que rencontre l’entreprise. Cependant, afin d’éviter les retards, le stress que ces réunions pourrait engendrer, et les conflits, il est de mon ressort de poser le bon cadre et de planifier ces réunions ultérieurement. Il est aussi possible d’en discuter avec les personnes concernées, de faire des compromis pour parvenir à établir une démarche constructive et collaborative.
Sélectionner les participants concernés par le sujet
Pour garantir l’efficacité d’une réunion, la sélection des participants doit être mûrement réfléchie.
L’objectif est d’inviter uniquement les personnes directement concernées par le sujet de la réunion, celles qui sont en mesure de prendre des décisions ou de contribuer activement aux échanges.
Selon la nature de la réunion, le profil des participants peut varier, il n’y a pas de règles. Par exemple, pour une réunion visant à résoudre un problème technique au sein de l’entreprise, seuls les responsables des services concernés devraient être conviés.
En revanche, pour d’autres sujets, il peut être bénéfique d’inviter des collaborateurs moins familiarisées avec la problématique, afin d’apporter un regard neuf et des perspectives différentes. Ces collaborateurs “externes” sont souvent capables de remettre en question les croyances limitantes internes et d’ouvrir de nouvelles perspectives.
En limitant le nombre de participants à ceux dont la présence est réellement pertinente, chaque personne se sentira davantage impliquée dans les sujets abordés et se sentira plus à l’aise pour débattre et apporter ses idées.
Cette approche permet également d’éviter l’ennui et les pertes de temps souvent associés aux réunions où les présences sont superflues car les personnes sont invitées par simple formalité.
Egalement, on ne peut que recommander que la communication sur la réunion qui va avoir lieu se fasse bien en amont afin que chacun puisse prendre ses dispositions au préalable.
Rythmer sa réunion pour la rendre dynamique
La participation active : encourager l'engagement de tous
Une réunion efficace et constructive repose sur la participation active de tous les participants. Il est donc essentiel d’encourager chacun à contribuer à la discussion et à partager ses idées. Le facilitateur de la réunion joue un rôle crucial dans ce processus en veillant à ce que chacun ait l’opportunité de s’exprimer avec un temps de parole défini et en posant des questions ouvertes pour stimuler la réflexion, tout en maintenant la discussion centrée sur le thème établi. De plus, il est important de créer un environnement sûr et inclusif où chacun se sent à l’aise pour partager ses opinions sans crainte de jugement.
Utiliser des supports visuels
Vous pouvez rendre votre présentation dynamique au moyen de supports visuels simples et percutants avec des outils comme PowerPoint, Canva, Prezi ou encore des tableaux blancs. Pour illustrer vos points de manière succincte et efficace, vous pouvez également illustrer vos exemples avec des images.
La clarté et la concision : aller droit au but
Pour réussir à maintenir l’attention des participants et éviter les digressions, il est essentiel d’être clair et concis. Évitez les longs discours et les jargons compliqués, gardez toujours en tête l’objectif fixé et allez droit au but. Une méthode efficace pour maintenir le rythme est de limiter le nombre de points à aborder lors de chaque réunion, généralement entre 3 à 4 points, et ne pas dépasser 2 heures, quitte à faire plusieurs réunions.
N’hésitez pas à faire une synthèse des discussions toutes les 15 minutes, pour maintenir l’attention des participants et s’assurer que que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Les formats de réunion alternatifs
Une autre astuce pour rendre ces réunions plus vivantes est de tester des formats de réunions alternatifs, tels que “la réunion en marchant”, “la réunion debout”, ou encore “la réunion portes ouvertes”. Ces types de réunions permettent de rompre avec les habitudes traditionnelles et d’insuffler une nouvelle énergie aux échanges.
Conclure et définir un plan d’action en fin de réunion
Rédiger un compte rendu
Pour conclure efficacement une réunion et garantir la mise en œuvre des décisions prises et leur timing correspondant, il est crucial de formaliser les échanges et les engagements à travers un document de synthèse.
Idéalement, ce compte-rendu devrait être établi en cours de réunion pour servir de levier d’accord et d’engagement collectif pour tous les participants. Pour ce faire, il est recommandé de désigner un participant chargé de prendre des notes.
Cependant, si cela n’est pas possible pendant la réunion, il ne faut pas négliger de le rédiger juste après celle-ci, afin d’avoir tous les points importants en tête et ne pas creuser dans ses souvenirs si on s’y met plus tard.
Il est conseillé de diffuser ce document à tous les participants de la réunion ainsi qu’à ceux qui le souhaitent, assurant ainsi la transparence et la traçabilité des échanges.
Pour les réunions à distance, il pourrait être envisagé d’enregistrer la visioconférence pour partager les échanges avec les participants et d’autres acteurs intéressés, mais cela ne doit pas remplacer le compte-rendu écrit.
Aussi, il est recommandé d’échanger avec les participants en leur demandant leur avis en fin de réunion afin d’améliorer les prochaines.
Mettre en œuvre le plan d’action
Une réunion efficace ne se termine pas une fois que tout le monde quitte la salle de réunion. Une fois le compte rendu partagé aux personnes concernées, une attention toute particulière doit être accordée à la suite du projet. Afin de mettre en œuvre le plan d’action convenu, un suivi doit être assuré par l’organisateur, le manager ou encore l’animateur.
Pour ce faire, il devra assigner des responsabilités claires à chaque participant et fixer des échéances pour chaque tâche confiée, lui permettant ainsi de suivre leur avancement.
La date d’une prochaine réunion peut également servir de délai pour motiver les collaborateurs à mener à bien leurs tâches.
Conclusion
Parvenir à rendre une réunion efficace est un défi à la fois nécessaire et réalisable. Face à la constatation que de nombreuses réunions peuvent être perçues comme une perte de temps, il est impératif de repenser la façon de les organiser et leur déroulement pour en faire des moments de collaboration fructueuse et de prise de décision pertinente.
La clé réside dans une préparation minutieuse, où la définition claire des objectifs et un ordre du jour bien établi guident les discussions. La sélection judicieuse des participants, la gestion du temps avec rigueur et l’animation dynamique de la réunion sont autant d’éléments essentiels pour garantir son efficacité.
En outre, l’innovation dans les formats de réunion et l’utilisation de supports visuels peuvent contribuer à rendre les dialogues plus stimulants et productifs. Enfin, conclure chaque réunion par un plan d’action clair, suivi d’un compte rendu précis, assure la pérennité des décisions prises et leur mise en œuvre. Les mêmes règles peuvent être adoptées pour les meetings en visioconférence.
En adoptant ces bonnes pratiques, chaque participant se sent écouté, impliqué et le temps de chacun est valorisé.
Que dites-vous d’expérimenter ces solutions la prochaine fois que vous aurez une réunion à organiser ? Il est temps de transformer les réunions en véritables leviers de productivité et de bien-être au sein des équipes et des organisations !