Les secrets d'une communication en entreprise réussie

communication en entreprise

Laurine Stefanello

Co-Fondatrice et formatrice

Dans l’arène compétitive du monde des affaires, la communication est bien plus qu’une simple compétence ; c’est l’essence même du succès. Une entreprise sans communication efficace, c’est un peu comme un navire sans gouvernail : elle finit par dériver, sans direction ni objectif clair. 

Mais dans ce flux incessant d’emails, de réunions et de plateformes numériques, comment ne pas se noyer dans la charge mentale ? l’ennui ? la désorganisation ? 

Comment transformer chaque échange en une opportunité de croissance, chaque message en un catalyseur de réussite ?

C’est là que notre guide entre en jeu. Nous vous offrons les outils, les stratégies et les conseils pratiques pour maîtriser l’art de la communication en entreprise

Eviter les erreurs courantes, apprendre à renforcer le lien social, favoriser les relations, mobiliser les équipes, créer une culture de communication dynamique qui propulse l’entreprise vers de nouveaux sommets … sans cela je peux vous assurer qu’on ne va pas très loin !

Alors préparez-vous à libérer le potentiel inexploité de votre entreprise, à optimiser chaque interaction et à transformer les défis en opportunités. 

Let’s go !

Comprendre les fondements de la communication en entreprise

Tout d’abord, la communication en entreprise peut faire référence à plusieurs éléments. Elle renvoie à une démarche globale visant à promouvoir l’image de marque ainsi que les valeurs d’une société auprès de ses différents publics. 

Définition et objectifs de la communication d'entreprise

La communication d’entreprise regroupe l’ensemble des formes utilisées par une organisation afin de favoriser ses échanges. Elle vise à faire circuler l’information de manière fluide dans l’optique d’améliorer les performances de l’entreprise. Pour cela, deux types de communication sont mis en œuvre.

> La communication externe

Visant un public qui n’appartient pas à l’entreprise, la communication externe a pour objectif de soigner l’image de marque de la société et d’accroître ses ventes. Employer cette technique revient à transmettre le bon message à la bonne personne et au bon moment. Cette forme de communication est considérée comme indispensable par le pôle marketing qui va mettre en place un certain nombre de stratégies visant à attirer chaque nouveau prospect au bon endroit (site internet pour les plateformes e-commerce, magasin, téléphone etc.).

Cette communication se décline en plusieurs formes. Chacune joue un rôle spécifique dans le succès et la cohésion organisationnelle. Une stratégie efficace inclut souvent la technologie moderne pour faciliter les échanges.

  • La communication omnicanal

Cette stratégie est basée sur l’utilisation simultanée de plusieurs moyens de communication. Pour la mettre en place, l’entreprise doit être présente sur tous les fronts. Elle permet d’engager un prospect à partir d’un canal précis, mais de pouvoir le suivre à toutes les étapes de son expérience client, peu importe le canal choisi par l’organisation.

Par conséquent, un individu peut commencer une conversation avec une entreprise via le service de messagerie intégré à son site web et poursuivre par email ou sur les réseaux sociaux. Il peut choisir de terminer l’échange en s’adressant à un représentant par téléphone sans que l’ensemble du dialogue soit décousu.

  • La communication multicanal

La particularité de la communication multicanal est qu’elle utilise plusieurs canaux indépendamment les uns des autres. Par conséquent, la diffusion du message peut être effectuée simultanément ou en alternance. La mise en place d’une communication multicanal peut consister à adopter une stratégie en trois étapes. Faites d’abord poser l’affiche publicitaire d’un produit dans un abribus. Parlez-en ensuite dans un spot radio ou télé et mettez enfin des flyers dans les boîtes aux lettres du public cible ou directement à travers leur email.

  • La communication cross-canal

La communication cross-canal consiste à se servir de plusieurs canaux de façon à ce qu’ils interagissent. Cette technique offre donc la possibilité d’atteindre le public cible à différents endroits et moments avec des messages pertinents et adaptés au contexte. Une stratégie cross-canal consiste pour le client à démarrer un processus d’achat en ligne en visitant un site d’e-commerce, puis à se rendre en magasin pour essayer le produit. Cette visite en magasin peut être suivie de l’envoi d’un SMS lui demandant son avis par rapport à l’expérience qu’il a vécu. Il peut même recevoir un email qui lui propose des articles similaires ou complémentaires à celui qu’il a acheté.

> La communication interne

Quant à la communication interne, elle est dirigée vers les collaborateurs et a pour but de leur fournir les éléments essentiels au bon fonctionnement de l’équipe. Elle contribue à créer un sentiment d’appartenance et à accroître la motivation des collaborateurs.  

Dans cet article, nous nous attarderons sur ce type de communication.

réunion d'entreprise

Les Avantages d'une communication efficace en entreprise

En interne, la mise en place d’une stratégie de communication d’entreprise efficace peut être considérée comme un véritable atout concurrentiel pour différentes raisons. Cette stratégie améliore notamment la productivité, renforce l’esprit d’équipe et augmente la satisfaction des employés. Elle facilite également la résolution de problèmes et optimise la gestion des crises, contribuant ainsi à une meilleure performance globale de l’organisation.

> Renforcez les liens entre les collaborateurs et améliorez la culture d'entreprise

Une bonne communication d’entreprise est l’idéal pour tisser des liens profonds entre les collaborateurs, car ils font partie intégrante d’une même équipe. Une communication plus fluide est aussi essentielle pour favoriser une forte culture d’entreprise puisqu’elle joue un rôle fédérateur. Lorsque vous partagez les objectifs et l’actualité de l’organisation avec vos collaborateurs, cela améliore leur engagement. Bien plus motivés, ils auront à cœur de participer à la performance globale de l’entreprise.

> Améliorez le chiffre d'affaires et la productivité de votre entreprise à travers votre communication

Des collaborateurs ayant de la facilité à échanger des idées ne peuvent être que plus efficaces. Les tâches qui leur sont confiées sont réalisées plus rapidement et ils font preuve d’une grande résilience, car ils peuvent compter les uns sur les autres. En mettant en place une communication d’entreprise plus efficace, l’information circule mieux et les équipes sont plus productives. Enfin, chacun ayant le sentiment d’appartenir à un groupe, il se donne pleinement dans son travail, ce qui a un impact significatif sur le chiffre d’affaires.

> Résolvez et gérez les conflits et crises grâce à la communication

La communication en entreprise joue un rôle déterminant dans la gestion et la résolution des conflits ainsi que des crises. Elle assure une diffusion claire et rapide des informations nécessaires pour comprendre les enjeux et prendre des décisions éclairées. Un dialogue ouvert permet également de désamorcer les tensions et de favoriser une compréhension mutuelle entre les parties.

Par ce moyen, les employés se sentent écoutés et valorisés, ce qui contribue à maintenir un environnement de travail harmonieux et productif. En temps de crise, une stratégie de communication efficace aide à stabiliser la situation et à rétablir la confiance, tant au sein de l’entreprise qu’avec les partenaires et clients externes.

conflit d'entreprise

Stratégies et outils pour améliorer la communication interne

Si la réussite de votre entreprise dépend de la qualité de votre communication interne, vous devez mettre en place une stratégie efficace.

Leviers stratégiques pour booster la communication interne

De nombreuses solutions offrent la possibilité d’améliorer la communication interne de votre entreprise afin de booster l’engagement des employés. L’Aubaine vous donne quelques pratiques qui pourraient vous inspirer.

> Utilisez des outils innovants et proposez un intranet plus convivial

Pour favoriser les échanges entre les salariés, les managers et la direction, il s’avère intéressant d’utiliser des réseaux sociaux collaboratifs, mais aussi d’encourager les salariés à participer. Dans ce cas, la bienveillance et l’écoute sont de rigueur. De même, offrir à vos collaborateurs un intranet doté d’une interface plus intuitive et plus optimisée peut améliorer l’expérience utilisateur. Ce réseau doit être à l’image des valeurs que prône l’organisation afin de renforcer l’adhésion des collaborateurs.

> Digitalisez les processus d'onboarding et développez la communication visuelle

La mise en place d’un processus d’onboarding performant est nécessaire pour développer le sentiment d’appartenance des nouvelles recrues. En digitalisant cette étape, les nouveaux salariés ont immédiatement accès aux informations qui leur permettent de s’intégrer plus facilement et de prendre part à la vie de l’entreprise. Puisque l’impact des outils visuels est bien plus fort que celui de l’écrit, vous pouvez également créer des contenus visuels attrayants pour les salariés.

> Incitez les managers à communiquer et impliquez les collaborateurs dans votre vision stratégie

Lorsque les managers communiquent facilement, les chances que les autres salariés leur emboîtent le pas sont très grandes. Pour obtenir d’excellents résultats, vous pouvez soumettre les managers à des séances de coaching pour qu’ils apprennent les rudiments de la communication en entreprise.

Les faire participer à des sessions de formation pour apprendre les fondamentaux d’une communication efficace s’avère aussi une très bonne stratégie.

De même, prendre le temps d’expliquer à vos collaborateurs les orientations stratégiques de l’entreprise aide chacun à mieux comprendre son rôle. En jouant la carte de la clarté et de la transparence, votre entreprise inspire la confiance et encourage l’implication des salariés.

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Canaux de communication interne et outils essentiels

Il existe deux grands canaux de communication internes. Les canaux de communication directs permettent d’éviter toute mauvaise interprétation. Les plus courants sont la réunion d’équipe et les sessions de brainstorming. Quant aux canaux virtuels, ils offrent la possibilité aux équipes de facilement accéder à l’information et donc d’améliorer leur efficacité.

Avec le développement du télétravail, les canaux de communication virtuels gagnent en pertinence. Parmi ceux à privilégier figurent les newsletters, les outils de visioconférence ainsi que la messagerie en ligne. Pour réussir votre communication interne, nous vous proposons 5 outils qui sont considérés comme indispensables.

> Un intranet mobile

Puisque la mobilité est désormais le mot d’ordre, vos outils de communication interne d’entreprise doivent être adaptés. La mise en place d’un intranet étant insuffisante, optez pour une solution mobile qui permet à vos collaborateurs d’avoir accès aux informations partout et à tout moment.

> La newsletter interne

La création d’une newsletter interne aide à centraliser l’information et à la transmettre de façon pertinente aux salariés. Un tel support améliore la communication sur les évolutions de l’entreprise et les processus ayant été mis en place. La présence d’une newsletter interne incite également plus de salariés à se rendre sur l’intranet de l’entreprise.

> Les outils de sondage interne

Les nouveaux outils de sondage permettent d’avoir l’avis d’un grand nombre de salariés, mais aussi de centraliser les réponses. Les sondages peuvent porter sur les activités ou les projets de l’entreprise. Impliquer les employés en leur proposant de répondre à des sondages contribue à développer leur sentiment d’appartenance ainsi que leur engagement.

> Les outils de collaboration

Indispensables pour favoriser le travail en équipe, les outils de collaboration aident à partager des documents. Ils offrent également la possibilité d’associer un calendrier à un projet afin que chaque membre de l’équipe prenne connaissance des échéances. La mise en place d’un intranet lié à Google Workspace ou à Microsoft 365 s’avère ainsi nécessaire.

> Le portail RH

Idéal pour communiquer et renforcer la culture d’entreprise, le portail RH permet de gagner en transparence, car il donne accès à tous les chiffres de l’entreprise. Cet outil aide également à être informé des départs et des nouvelles arrivées, des informations importantes ou des offres d’emploi.

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Cultivez une communication inclusive et transparente

La transparence étant la base de la confiance, elle doit être une réalité dans la communication interne de votre entreprise. En ce qui concerne le sentiment d’inclusion, il naît lorsque le salarié considère son entreprise comme sincère au point de l’inclure dans les projets qui comptent. L’inclusion s’avère cruciale pour mettre en place une politique de qualité de vie au travail.

Pour encourager ou favoriser une culture inclusive, vous devez :

  • mettre en place une stratégie de reconnaissance au travail,
  • désigner des interlocuteurs dédiés à l’inclusivité,
  • travailler sur le sentiment d’appartenance des salariés à l’entreprise.

Vous pouvez également mettre en avant l’inclusion en demandant des feedbacks réguliers à vos collaborateurs.

Défis et solutions pour une communication performante

Arriver à une communication performante au sein de l’entreprise n’est pas toujours évident. Il existe cependant des solutions qui peuvent vous y aider.

Identifiez et surmontez les obstacles de la communication en entreprise

Différents obstacles peuvent rendre la communication interne moins efficace. Le premier est la hiérarchie, car les salariés n’osent pas s’adresser à leur N+1 pour lui faire part de leurs ressentis. Afin de détruire cette barrière, vos collaborateurs doivent être mis en confiance. En se sentant plus à l’aise, ils n’auront aucun mal à s’exprimer.

Le second obstacle à une bonne communication d’entreprise est le jugement. Lors des réunions, certains salariés ne donnent pas leur opinion, car ils ont peur d’être jugés par leurs collègues ou leurs supérieurs. Pour éviter cela, instaurez une bonne entente au sein de l’entreprise. Par conséquent, chaque employé se sentira impliqué de la même manière.

Le troisième et dernier obstacle est le langage. Dans certains domaines d’activité, un jargon professionnel est employé. Pour qu’il ne devienne pas un problème, assurez-vous que tout le monde le comprend.

Développez une stratégie de communication adaptée

La construction d’une stratégie de communication nécessite de respecter des étapes bien précises. Nous vous les présentons plus en détail.

> Réalisez un état des lieux et définissez le budget

Avant tout, vous devez analyser l’état de la communication interne de votre entreprise afin d’identifier ses forces et ses faiblesses. Par ailleurs, l’élaboration d’une stratégie de communication interne a un coût. Pensez donc à définir votre budget. Ne considérez pas cela comme une perte, car une bonne communication interne est une source de motivation pour les collaborateurs.

> Déterminez les objectifs et identifiez les acteurs concernés

Pour identifier les bons objectifs, il est recommandé d’appliquer la méthode SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temps). De même, vous devez identifier les destinataires de la communication afin de connaître leurs spécificités. En élaborant une stratégie qui ne cadre pas avec vos collaborateurs, vous risquez d’essuyer un échec cuisant.

> Rédigez un plan de communication et mesurez l'efficacité de ses actions

La rédaction de votre plan de communication doit contenir les éléments suivants :

  • messages à diffuser ainsi que les publics cibles,
  • tactique à employer et canaux de diffusion par excellence,
  • calendrier de publication,
  • indicateurs de performance.

Une fois que le plan est mis en œuvre, vous devez évaluer son impact et son efficacité. En fonction du constat qui sera fait, vous pourrez améliorer votre stratégie.

Communiquer avec impact : bonnes pratiques et exemples inspirants

Pour que votre communication ait un véritable impact, différents éléments sont à prendre en compte :

  • proposez un message authentique,
  • optez pour un positionnement précis et unique,
  • définissez la cible idéale.

De nombreuses entreprises ont réussi à communiquer avec impact. Parmi elles figure EY qui, après avoir constaté que ses salariés souhaitaient s’engager dans des missions d’intérêt général, a lancé un programme de mécénat de compétences. Ce dernier visait à encourager ses employés à donner de leur temps pour partager leurs compétences.

De même, le groupe Malakoff Humanis a décidé qu’à chaque comité exécutif, 10 minutes seraient accordées aux RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises). Cela a permis de sensibiliser les collaborateurs, mais aussi les dirigeants aux enjeux de diversités et de RSE du groupe.

Conclusion

La communication en entreprise est un élément essentiel pour toutes les organisations, car elle aide à transmettre des informations, à développer des relations et à promouvoir les activités. Dans une société, la mise en œuvre d’un plan de communication offre la possibilité de développer la culture d’entreprise, de valoriser la marque employeur, mais aussi d’augmenter la productivité des salariés. Si l’élaboration d’une telle stratégie n’est pas toujours évidente, en mettant en pratique les conseils que nous vous donnons dans ce guide, vous serez capable d’améliorer vos efforts de communication.

 

Vous souhaitez booster la communication au sein de votre structure ?

N’hésitez pas à intégrer ces stratégies dans votre quotidien professionnel. Avec les bonnes stratégies, rien n’est impossible à accomplir.

Et vous savez quoi ? Nous réalisons des ateliers en entreprise et proposons des formations pour vous aider à  améliorer la communication au sein de votre entreprise.   Contactez-nous pour toute demande d’information, nous nous ferons un plaisir de vous répondre.  

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