Qualiopi : explication des V8 et V9 du guide de lecture du RNQ

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Inès

Inès Ben Njima

Co-Fondatrice et formatrice

Le 23 novembre 2023 a eu lieu la publication de la mise à jour du guide de lecture Qualiopi sur le site du Ministère du Travail avec une version 8, soit plus de deux ans après la version 7.
A peine sortie, une version 9 a vu le jour en date du 8 janvier 2024.

Que vous souhaitiez vous préparer à l’audit initial, à l‘audit de surveillance ou au renouvellement, comprendre quelles évolutions  importantes nous apportent ces deux versions est indispensable pour monter son dossier Qualiopi.

Révolution dans le monde de la formation ou simples ajustements ?

Nous verrons au cours de cet article les principales nouveautés qu’apportent la V8 puis la V9 du Référentiel National Qualité (RNQ). 

Quelles sont les modifications prévues par la V8 ?

Applicable à partir du 23 janvier 2024, la V8 reste dans la lignée de sa dernière version, mais on note tout de même que des clarifications ont été apportées et que des ajustements ont été faits.

Résultat ?

Pratiquement tous les indicateurs ont été modifiés lors de cette mise à jour, par des changements notables ou non, le seul qui ne l’a pas été est l’indicateur 17.

Voyons ensemble les principaux changements qui ont eu lieu dans le préambule, et les indicateurs pour lesquels il y a eu des allègements mais aussi des durcissements dans les niveaux attendus, les nota bene, les obligations spécifiques, les preuves, les non conformités et le glossaire. 

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Le préambule

Tout d’abord en ce qui concerne le préambule, des précisions ont été apportées concernant le processus d’audit et la prise en compte de certains éléments par l’auditeur, même si, en effet, elles étaient déjà acquises pour la plupart.

Voici ce que notre équipe en retient :  

  • l’audit de certification se distingue d’un contrôle réglementaire

  • les exemples de preuves mentionnés dans le guide sont non exhaustifs

  • la conformité repose sur l’appréciation de l’auditeur, et cette appréciation doit être proportionnée et cohérente en fonction des caractéristiques de la formation (durée, type, etc.),

  • les indicateurs peuvent être audités dans un ordre différent,

  • un même élément de preuve peut être utilisé pour d’autres preuves.

Les niveaux attendus

Ils ont été allégés pour 9 indicateurs, c’est-à-dire qu’ils sont plus souples qu’initialement. 

Par exemple, beaucoup attendaient une évolution pour l’indicateur 30.
Alors qu’on parlait de “collecte” de l’appréciation des financeurs dans la V7, ce qui insinuait que nous devions avoir le retour des financeurs, on parle maintenant de “sollicitation des appréciations”, ce qui signifie que nous ne sommes pas obligés d’avoir le retour des financeurs, dans la mesure où on a bien fait la demande.

Autre allègement : l’indicateur 12.
C’est d’ailleurs une grande nouveauté puisqu’ici c’est le critère de la durée de la prestation qui est pris en compte. En effet, il ne devient applicable que pour les prestations supérieures à une durée de 2 jours.

Indicateurs concernés : 1, 2, 3, 5, 10, 12, 18, 21 et 30.

Les niveaux attendus ont cependant été durcis pour 6 indicateurs, c’est-à-dire qu’on a plus de précisions, nous restreignant ainsi dans nos choix ou même pour certains, de nouvelles exigences auxquelles il faudra se plier. 

Indicateurs concernés : 13, 19, 20, 23, 26.

Les Nota Bene

Des “Nota Bene” ont été ajoutés ou modifiés afin d’apporter des précisions dans un but de souplesse pour 6 indicateurs.

Indicateurs concernés : 1, 15, 20, 27, 28 et 30.

Alors que 6 autres “Nota Bene” ont été ajoutés pour préciser la conduite d’audit

Indicateurs concernés : 3, 7, 8, 11, 12 et 16.

Les obligations spécifiques

Des obligations spécifiques plus claires ont été ajoutées pour les bilans de compétences, les CBC et les CFA. Elles sont au nombre de 5.

Indicateurs concernés : 4, 9, 10, 12 et 30.

D’autres obligations spécifiques ont été ajoutées ou précisées conduisant à des obligations supplémentaires ou enrichies. 7 indicateurs sont visés, notamment pour les formations certifiantes RS/RNCP, le champ du handicap, la formation ouverte et/ou à distance (FOAD)

Indicateurs concernés : 1, 2, 5, 6, 8, 12 et 19.

Les preuves supplémentaires

22 indicateurs comportent de nouvelles preuves. Sachant que la liste de preuves n’est pas exhaustive, vous êtes libres de choisir celles-ci ou d’autres pour démontrer que vous vous conformez au référentiel.

Vous pouvez les prendre comme exemples de ce qui est demandé et dont vous pouvez vous servir pour vous faciliter la préparation de votre audit. 

Indicateurs concernés : 1, 5, 6, 7, 9, 10, 12, 13, 14, 16, 18, 20, 21, 22, 23, 25, 26, 27, 29, 30, 31 et 32.

Les non-conformités

Il y a aussi 4 réécritures de non-conformité qui se distinguent par leur souplesse vis-à-vis de la V7, dont 3 concernent la veille (veille légale et règlementaire, veille expertise et veille pédagogique) et 1 concerne la sollicitation des financeurs.

Indicateurs concernés : 23, 24, 25 et 30.

Le glossaire

Enfin, concernant le glossaire, on compte 7 nouvelles définitions données par le RNQ et 1 définition qui a été un peu plus précisée dans l’indicateur 1.

Le glossaire a donc été grandement enrichi. 

Indicateurs concernés : 1, 5, 8, 14, 18, 21, 26 et 31

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Quelles sont les modifications prévues par la V9 ?

Applicable à partir du 8 mars 2024, la V9 publiée le 9 janvier 2024, apporte essentiellement des précisions quant aux modalités d’audit d’une certaine catégorie d’intervenants : les sous traitants dans le monde de la formation professionnelle au sens du CPF.

Avant que cette version ne sorte, c’est la publication du décret sous-traitance en date du 28 décembre 2023 qui change la donne.
En effet, selon le site du Ministère du travail, ce décret a plusieurs objectifs : 

  • “Rendre les organismes de formation transparents et responsables de la qualité de leurs sous-traitants, en les déclarant à la Caisse des Dépôts ;
  • Mettre fin au « portage Qualiopi » ;
  • Préciser et renforcer les critères que doivent remplir les organismes pour être référencés sur la plateforme.”

Le référentiel a du s’adapter pour être coordination avec l’évolution de la loi et comporte donc de nouveaux contrôles.

Avant de voir sur quels indicateurs des modifications ont été apportées, voyons d’abord dans quelle mesure vous êtes concernés par ces obligations et leur impact dans cette nouvelle version. 

Etes-vous concerné par ces nouveaux impératifs ?

Le préambule, le décret sous-traitance, et les textes du Code du travail nous apportent des précisions dans le paragraphe nommé “sous-traitance”. 

Vous devez être certifié Qualiopi et donc répondre aux exigences du référentiel si vous êtes dans ces situations : 

  • vous êtes un sous traitant dans le cadre des textes, c’est-à-dire, une personne physique ou morale, à qui l’on confie l’exécution ou l’animation d’une prestation éligible au CPF (compte personnel de formation) par un donneur d’ordre, un commanditaire, un contrat B2B (article L.6323-9-2 du code du travail),

  • vous avez un numéro d’agrément et vous souhaitez bénéficier des fonds des financeurs,

  • vous délivrez la totalité de l’action de formation,

  • vous avez n’importe quelle forme juridique excepté la micro entreprise qui ne dépasse pas le seuil légal de chiffre d’affaires.

Il faut également noter, qu’à compter du 1er avril 2024, le contrat de sous-traitance doit être conclu par écrit entre le prestataire référencé mentionné à l’article L. 6323-9-1 du Code du travail (donneur d’ordre) et un sous-traitant. De plus, l’auditeur tiendra compte des missions confiées par le donneur d’ordre pour évaluer les indicateurs.

Si en revanche vous êtes donneur d’ordre, il faudra aussi vous conformer à un certain nombre de règles décrites dans le décret, notamment une restriction quant au chiffre d’affaires réalisé dans le cadre du compte personnel de formation sur EDOF et confié à un sous-traitant, qui ne doit pas dépasser les 80%.

Par quels critères et indicateurs êtes-vous concernés ?

Ici, nous nous concentrerons uniquement sur les indicateurs que vous devrez respecter si vous n’effectuez que des missions de sous-traitance sur une action CPF pour le compte d’un donneur d’ordre, et n’entrerons pas plus dans le détail.

En effet, seules les prestations suivantes sont alors concernées : actions de formation continue, accompagnement à la VAE et bilan de compétences. 

Tout d’abord vous n’êtes pas concernés par les 3 premiers indicateurs (1, 2, 3) car les informations qui y sont demandées doivent être communiquées par le donneur d’ordre. 

De plus, vous n’êtes pas non plus concerné par les indicateurs 14, 15 et 20 dont la réalisation est uniquement applicable aux CFA.

En revanche, les indicateurs auxquels vous devrez obligatoirement vous conformer sont les suivants :  4, 5, 6, 8, 10, 11, 12, 17, 18, 19, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 30, 31 et 32

Pour tous ces indicateurs, excepté les indicateurs 5, 26 et 30, les mêmes conditions s’appliquent que ce soit pour le donneur d’ordre ou le sous-traitant.

Enfin, certains indicateurs sont optionnels dépendamment du contrat de mission signé. Il s’agit des indicateurs 7, 9, 13, 16, et 28

Conclusion

En fin de compte, ces deux versions nous ont tout de même apporté des changements importants, il est donc essentiel de les comprendre et d’appliquer ces changements à votre organisme si vous souhaitez renouveler votre certification ou même l’obtenir pour la première fois. 

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