Les 7 secrets
pour un
télétravail efficace

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Inès

Inès Ben Njima

Co-Fondatrice et formatrice

Le télétravail est devenu une réalité pour de nombreuses entreprises qui n’y avaient jusqu’à lors pas recours avant les circonstances exceptionnelles de la pandémie de Covid 19. Depuis les confinements à répétition que nous avons vécus, le télétravail s’est imposé à nous avec joie pour certains et dépit pour d’autres. 

En effet, les avantages du télétravail sont nombreux, encore faut-il ne pas tomber dans ses travers.
Pour les salariés c’est l’occasion de dormir un peu plus le matin et d’éviter les longs trajets pour aller au bureau, de pouvoir faire une réelle pause à midi et de se remettre rapidement au travail car on ne croise plus de collègues à la machine à café.
Pour les employeurs, c’est l’occasion de faire confiance à leurs salariés, de leur donner un peu plus de liberté et de pouvoir constater de leur productivité même à distance.

Cependant, le télétravail peut toucher autant l’employeur que le salarié, et même bien sûr les entrepreneurs qui n’ont pas tous la chance d’avoir un local à disposition. C’est pourquoi il est important de mettre l’accent sur les manières de l’aborder pour travailler efficacement et sereinement

Nous vous dévoilons ici 7 secrets qui vous aideront à maximiser votre efficacité en télétravail tout en favorisant votre bien-être

1. Créez un espace de travail dédié à votre activité

L’un des défis majeurs du télétravail est la gestion de l’environnement de travail. Trouver un espace de travail chez soi est loin d’être évident. Bien sûr l’idéal est de disposer d’une pièce dédiée au travail mais ce n’est pas forcément le cas de tout le monde. Il est alors conseillé de pouvoir au moins disposer d’un endroit dédié au télétravail comme par exemple un bureau dans un coin de pièce

La place que vous allez créer a pour but de séparer physiquement l’espace professionnel de l’espace privé

De plus, afin de vous sentir à l’aise et pouvoir travailler efficacement, assurez-vous que l’endroit soit propre et bien éclairé, cela facilitera votre travail quotidien puisque vos yeux fatigueront moins vite. 

L’endroit que vous avez choisi doit aussi favoriser votre concentration.  Il doit donc être dépourvu de distraction, notamment si vous travaillez dans le salon. En effet, si la télé est allumée, que votre série favorite passe, vous serez tenté de souvent regarder la télé. 

Une autre des conditions essentielles pour favoriser votre santé est d’aménager votre espace de travail de façon ergonomique.  Cela passe par avoir une bonne chaise de bureau,  un surélévateur pour les pieds, un deuxième écran plus grand pour ne pas forcer sur les yeux etc. Pour vous éviter de perdre du temps et de remettre à plus tard, vous pouvez vous équiper d’une imprimante, d’un scanner, et votre connexion internet doit être stable.

2. Planifiez votre journée

Planifier sa journée est loin d’être une perte de temps ! 

Établir un emploi du temps quotidien qui inclut des plages horaires dédiées au travail, aux pauses et aux activités personnelles, vous aidera à maintenir une routine et à éviter la procrastination.

Exemple d’un planning sur une journée

-8H30 : Faire le point et établir le plan de la journée

  • Lire les mails, consulter son agenda 
  • lister les tâches à faire 
  • déterminer la durée à accorder à chacune 

-9h30 : travail sur les tâches définies en amont

-12h00 : prendre une pause déjeuner d’une heure : manger, lancer une machine, regarder les infos, bref déconnectez réellement !

-13h00 : travail sur les tâches définies en amont

-16h30 : se garder une heure pour les imprévus  

-17h30 : finir la journée en listant les tâches à faire pour le lendemain

3. Profitez des avantages du télétravail

Le télétravail offre l’avantage de gagner du temps sur le trajet pour aller de chez soi au travail. 
Imaginons que vous mettez habituellement une heure pour ce trajet et que vous télétravaillez un à deux jours par semaine. 
Vous avez donc gagné deux heures à minima dans la semaine lorsque vous travaillez de chez vous. 

Mettez donc ces moments à profit comme bon vous semble ! 

Le matin, on peut en profiter pour dormir un peu plus et commencer la journée plus reposé, ou encore adopter une routine hebdomadaire comme pratiquer 15 minutes de relaxation avant de commencer la journée. Cela permet de réduire le stress et vous met dans de bonnes conditions pour commencer une journée productive

En fin de journée on peut pratiquer une activité sportive comme le yoga, la course à pied, le vélo ou même se balader. 

L’activité physique peut améliorer votre santé physique et mentale. 

Vous pouvez également utiliser ce temps pour apprendre quelque chose de nouveau. En suivant des cours en ligne, en vous documentant, en lisant des livres, ou même en écoutant des podcasts sur des sujets qui vous intéressent.

Vous pouvez aussi en profiter pour vous consacrer à vos hobbies, comme la peinture, la musique, le jardinage, ou toute autre activité créative.

De même, si vous avez des projets personnels que vous avez laissés de côté en raison du manque de temps, c’est l’occasion de les reprendre. Vous savez, cet album photo que vous n’avez jamais fini ? La peinture du salon ? L’écriture de votre journal ? Votre blog de voyages ?

En d’autres termes, profitez de cette opportunité pour faire ce que vous avez toujours souhaité faire lorsque vous ne pouviez pas vous le permettre.

Vous pouvez aussi profiter de votre télétravail pour changer d’environnement. Vous avez une résidence secondaire ? C’est l’occasion d’en profiter ! D’ailleurs il est prouvé que changer d’environnement conduit à une bonne performance dans notre activité et à rendre l’esprit créatif. Bien entendu, il faut que l’endroit soit propice à la concentration.

4. N’hésitez pas à communiquer

“Le malentendu est la forme la plus fréquente de communication entre les hommes.”

Peter Benary

Parfois, on se sent quelque peu isolé en télétravail. En effet, on ne peut pas aller dans le bureau d’un collègue pour avoir une confirmation et échanger rapidement sur un sujet. Il arrive alors qu’on ne puisse pas avancer sur une tâche si on n’a pas de retour du collègue en question. 

De plus, on pense parfois qu’on perd en lien social lorsqu’on n’est pas sur place. C’est d’ailleurs ce qui manque à beaucoup de télétravailleurs : le contact

Or, il existe des solutions !

Ce n’est pas parce qu’on ne peut pas aller voir un collègue en direct qu’il n’existe pas d’autres manières de communiquer, mais encore faut-il trouver la bonne. 

“Les bonnes équipes sont celles qui développent un esprit collaboratif pour paver leur chemin vers la réussite”

Ted Sundquist

Restez en contact avec votre équipe même à distance grâce aux outils de communication en ligne. Par exemple les conversations qu’on peut avoir sur Teams, ou encore le système de chat mis en place par votre entreprise.

Lorsque cela est nécessaire, vous pouvez aussi mettre en place des réunions virtuelles grâce aux nombreux outils tels que zoom, google meet, teams etc. 
Attention cependant aux réunions à outrance, parfois un simple coup de fil suffit et cela fait gagner du temps à tout le monde. 

La communication est cruciale en télétravail, alors soyez proactif pour éviter les malentendus.

5. Déconnexion numérique

Une fois la journée de travail terminée, déconnectez-vous, éteignez votre ordinateur et aérez vos neurones. 

Beaucoup de télétravailleurs ont tendance à laisser leur ordinateur allumé, à répondre à des mails le soir, à laisser leur téléphone professionnel allumé le week end. Mais c’est une erreur, non seulement, vous travaillez continuellement et vous vous épuisez mentalement mais en plus, cela vous dessert car vous êtes moins productif la semaine et vous devez rattrapez le travail en fin de journée ou le week end. On entre donc dans un cercle vicieux dans lequel on sort difficilement

Si vous passez la majorité de votre temps de travail sur écran, évitez d’en passer en dehors de ces heures

“38 % des 15 à 25 ans souffrent du trouble de dépendance à Internet ou de cyber addiction”

Sondage réalisé entre le 8 et le 31 janvier 2022 auprès de 500 jeunes représentatifs de la population des 15-25 ans en France selon les quotas de l’INSEE

Nous sommes devenus accros à nos téléphones, à notre ordinateur. 

Se déconnecter occasionnellement permet de prendre de la distance par rapport au flux d’informations que notre cerveau digère quotidiennement. Certains vont même jusqu’à faire des cures de désintoxication pendant les vacances, et selon nous c’est une très bonne idée. Vous seriez peut être surpris de savoir qu’un excès d’Internet nuit au cerveau. 

Le cerveau d’adolescents qui souffrent d’une addiction à internet subirait des modifications structurelles. La matière grise et la matière blanche de certaines régions du cerveau diminuerait en corrélation avec la durée de l’addiction à Internet.

Pour se désintoxiquer, il est recommandé de

  • programmer en amont des moments passés sur Internet avec un motif pour chacun
  • faire des pauses de 10 minutes par heure et de s’interroger à ce moment-là sur le besoin de continuer
  • sélectionner les contenus à suivre. D’une part vous y gagnerez en qualité de l’information, d’autre part vous ne serez plus sursollicité par le flot d’informations.

6. Gérez les Distractions

En télétravail, la limite peut être floue entre vie privée et vie professionnelle. Tout l’enjeu est alors de savoir imposer et s’imposer des limites claires pour parvenir à un équilibre vie pro/vie perso. On a d’ailleurs un article sur le sujet.  

Les tentations à la maison peuvent être nombreuses. C’est à vous d’identifier ce qui vous détourne de votre travail et d’établir les bonnes stratégies pour les minimiser. 

Par exemple, si une de vos distractions est les réseaux sociaux, une stratégie serait d’installer des applications de blocage de sites web.

De plus, lorsque nous ne vivons pas seuls, il faut faire comprendre à notre entourage (famille, conjoint, enfants, colocataire) qu’on ne doit pas nous déranger pendant que nous travaillons. En effet, il n’y a rien de plus embêtant que d’être sollicité pour des tâches qui n’ont rien à voir avec notre travail et qui nous font perdre du temps. 

Vous pouvez par exemple : faire comprendre que vous ne pouvez pas répondre au téléphone fixe lorsque vous travaillez à la maison, mettre un petit affichage sur la porte de votre bureau lorsque vous travaillez “Attention, je télétravaille” ou encore leur dire quand vous ferez votre prochaine pause. 

Cela peut sembler être du bon sens mais beaucoup ne souhaitent pas télétravailler à cause de ces raisons. 

A vous de jouer le jeu également ! Prenez la pause que vous leur aviez promis, respectez vos horaires. 

Lorsqu’il y a du bruit chez vous et que cela vous empêche de vous concentrer vous pouvez mettre votre casque et écouter du bruit blanc qui couvrira les sons perturbants. Vous pouvez également écouter de la musique. Attention cependant, en général, les musiques avec paroles ou la radio peuvent déconcentrer à cause des mots et des changements de rythme. La musique baroque est conseillée car elle stimulerait la zone de créativité du cerveau.  

Ainsi, vous serez plus à même de maintenir une séparation entre le travail et votre vie privée.  

7. Gérez votre stress

People at Work 2022: A Global Workforce View

On pourrait se dire que le stress n’est réservé qu’au lieu de travail mais c’est complètement faux.
Cette étude montre au contraire, qu’un télétravailleur est plus stressé qu’un travailleur sur site. Pourquoi ? 

Les raisons sont multiples :

  • ils ne se sentent pas soutenus par leur direction en matière de santé mentale au travail,
  • ils font beaucoup plus d’heures supplémentaires non rémunérées, en moyenne 7 heures de plus par semaine,
  • ils commencent plus tôt, et finissent plus tard,
  • ils n’effectuent pas de pause, et se rendent disponibles en dehors des temps de travail normalement définis. 

Il faut donc faire très attention à ne pas tomber dans ces travers lorsqu’on télétravaille en se fixant des limites et en s’autorisant des pauses, ne serait-ce que quelques minutes. Vous éviterez ainsi de vous sentir constamment stressé. 

En cas de stress, vous pouvez tenter de réaliser des exercices de respiration, moyen le plus efficace pour calmer rapidement son stress, retrouver en sérénité et reprendre les rênes. Insérez ces exercices dans votre emploi du temps, une fois par semaine ou dès l’apparition des symptômes. 

Si vous voulez en savoir plus, voici un article sur le sujet

Prenez soin de votre santé mentale, n’oubliez pas que c’est vous qui êtes aux commandes et que personne ne pourra en prendre soin pour vous.

Conclusion

Le télétravail a fait une entrée remarquée dans notre vie professionnelle, bouleversant nos routines et nos modes de travail.
Dans cet article, nous vous avons révélé les 7 clés d’un télétravail réussi. Ces astuces pratiques vous permettront d’améliorer votre bien-être et d’optimiser votre productivité tout en travaillant à distance

Si vous n’aviez jamais fais de télétravail auparavant, soyez indulgent envers vous-même en étant patient et en ajustant votre approche au fur et à mesure. Rome ne s’est pas faite en un jour !
Lorsque les bonnes stratégies sont mises en place, vous verrez, vous ne pourrez plus vous en passer.  

Pour les adeptes du télétravail et de la formation en ligne, nous avons un catalogue de formations en e-learning.
Pour plus d’informations et/ou besoin de formations sur ces sujets, n’hésitez pas à nous contacter, nous serons ravies de vous aiguiller. 

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