La communication au travail : les erreurs à éviter

Communication
Inès

Inès Ben Njima

Co-Fondatrice et formatrice

La communication est au cœur de la vie professionnelle : que l’on soit en poste, dans notre recherche d’emploi, au cours de notre carrière professionnelle, dans chaque entreprise prospère. Cependant, de nombreux obstacles peuvent entraver sa fluidité et sa clarté, compromettant ainsi l’efficacité et la productivité d’une organisation. Dans cet article, nous explorerons cinq obstacles courants à une communication efficace au travail et partagerons des conseils pratiques pour les surmonter. 

Parce que parfois, un petit problème qui surgit peut vite devenir la partie visible de l’iceberg, en surmontant ces obstacles, vous pourrez améliorer la qualité de votre communication au travail, renforcer les relations interpersonnelles et favoriser une collaboration efficace. 

Prêt à relever ces défis ? Bonne nouvelle ! Vous allez découvrir nos clés faciles à mettre en place pour une communication plus fluide et productive au sein de votre environnement professionnel.

Le manque de clarté

Des consignes mal expliquées, des informations différentes, des phrases mal formulées, des mots, qui additionnés ensemble créent une zone de flou etc. Le manque de clarté peut avoir de lourdes conséquences sur l’efficacité et la productivité au travail. Lorsque les informations ne sont pas transmises de manière claire et précise, elles peuvent être sujettes à des interprétations erronées, des malentendus et des confusions.
Par exemple, un manager qui définirait mal un objectif à son équipe pourrait voir son propos mal compris et exposerait les collaborateurs à des retards dans l’exécution de leurs tâches, mais également des erreurs dans les livrables dont le client pourrait pâtir et une baisse de la qualité du travail accompli.


Conséquences pour l’entreprise ? Mauvaise réputation et image négative ayant pour seule cause un manque de clarté dans la communication. 

Une communication qui manque de clarté peut aussi engendrer une frustration et une méfiance entre les membres de l’équipe. Pourquoi ? Car un collègue qui n’est pas clair dans ses paroles peut laisser le sentiment de ne pas être clair dans ses intentions, ce qui laisse place à l’interprétation. 

De plus, lorsque les attentes ne sont pas clairement définies, les collaborateurs peuvent se sentir perdus ou incapables de répondre aux exigences données. 

Que faire pour éviter le manque de clarté dans la communication ?

Il est essentiel de prendre le temps d’exprimer ses idées de manière concise, directe et compréhensible pour tous les destinataires. Le fait d’utiliser un langage simple et d’éviter les termes techniques complexes permet à chacun de saisir pleinement le message, ce qui est l’objectif de premier de l’émetteur du message. 

De plus, lorsque l’on donne des consignes, il est important de transmettre des instructions précises et détaillées, en définissant clairement les objectifs, les délais et les attentes.

La vérification de la compréhension est également cruciale. Pour cela, il est conseillé de demander aux destinataires de répéter ou de résumer les informations reçues pour s’assurer qu’elles ont été correctement comprises. 

Également, en encourageant un environnement de communication ouvert et transparent, les erreurs causées par un manque de clarté peuvent être minimisées, favorisant ainsi une meilleure collaboration et une plus grande efficacité au sein de l’équipe de travail.

Une mauvaise écoute

La communication ne consiste pas seulement à parler, mais aussi à écouter attentivement. Une des erreurs courantes en matière de communication au travail est de ne pas prêter une attention suffisante aux autres lorsqu’ils s’expriment. Cette erreur peut avoir un impact significatif sur la qualité des échanges et la collaboration au sein de l’équipe. 

Lorsque les membres d’une équipe ne prêtent pas une attention suffisante à ce que dit leur interlocuteur, cela peut conduire à des malentendus, des erreurs et une détérioration des relations professionnelles, car on ne se sent pas considéré. 

En effet, une mauvaise écoute peut donner l’impression de ne pas valoriser les contributions des autres, ce qui peut entraîner une diminution de la motivation et de l’engagement de l’équipe

Cela peut également créer un sentiment de frustration et de mécontentement chez les personnes qui cherchent à communiquer leurs idées, leurs préoccupations ou leurs besoins.

Alors que fait-on pour éviter la mauvaise écoute ?

Tout d’abord, il est essentiel d’accorder une attention totale à l’interlocuteur lorsqu’il s’exprime. Cela signifie éliminer les distractions, maintenir un contact visuel et éviter de se laisser distraire par d’autres pensées ou activités. 

En étant présent et en écoutant activement, l’objectif est de montrer son respect et son intérêt pour ce que l’autre a à dire.

Il est également important de poser des questions pour clarifier les informations et démontrer son engagement dans la conversation. En posant des questions pertinentes, on montre à l’interlocuteur qu’on accorde de l’importance à ses paroles et qu’on cherche à comprendre pleinement son message.

Enfin, il est essentiel de faire preuve d’empathie envers les autres lorsqu’ils s’expriment. Cela signifie être attentif à leurs émotions, reconnaître leurs points de vue et répondre de manière appropriée. L’empathie favorise une communication plus ouverte, honnête et constructive, renforçant ainsi la confiance et la collaboration au sein de l’équipe de travail.

Une communication non verbale négligée

La communication ne se limite pas aux mots, il faut prendre en compte tous les canaux. Votre langage corporel, vos expressions faciales et votre ton de voix jouent un rôle crucial dans la compréhension globale de votre message et sa transmission efficace.

Malheureusement, négliger ces aspects de la communication non verbale peut faire naître des obstacles dans la communication. Le sens réel du message peut être perdu.

Aussi, une communication non verbale inadéquate peut donner lieu à des interprétations erronées ou incomplètes. Par exemple, si vous envoyez un courrier électronique avec un ton sérieux, mais que vous plaisantez dans votre message, il peut être mal interprété par le destinataire qui va le lire. De même, si vous évitez le contact visuel lors d’une conversation en personne, cela peut être perçu comme un manque d’intérêt ou de confiance.

Comment éviter de négliger la communication non verbale ?

D’abord, être conscient de son langage corporel, de ses expressions faciales et de son ton de voix est une réelle plus value. 

Veillez à adopter une posture ouverte et détendue, à maintenir un contact visuel approprié et à utiliser des expressions faciales qui correspondent à l’émotion ou au message que vous souhaitez transmettre.

Il est également important d’adapter votre ton de voix en fonction du contexte. Un ton de voix calme et posé peut être approprié pour des situations de résolution de problèmes, tandis qu’un ton plus enjoué peut être utilisé pour encourager et motiver l’équipe.

En accordant une attention particulière à votre communication non verbale, vous renforcez la clarté et la compréhension de vos messages. Cela favorise une communication plus efficace, améliore les relations interpersonnelles et contribue à une meilleure collaboration au sein de l’équipe de travail.

L'utilisation excessive des technologies

Dans notre société, la tendance est à l’hyperconnexion avec les objets connectés, les réseaux sociaux etc. Cela se ressent également au travail dans notre façon de communiquer. En effet, toutes ces avancées technologiques ont révolutionné la façon dont nous communiquons au travail. 

De prime abord on peut penser qu’elles facilitent la communication, mais en abuser peut avoir des conséquences néfastes : surcharge d’informations, diminution de l’efficacité de la communication, temps perdu.

L’abus des e-mails, des messages instantanés et des réunions en ligne peut entraîner une perte de productivité. Gérer les boîtes de réception surchargées, les notifications incessantes et les multiples plateformes de communication peuvent créer une confusion et une fragmentation de l’attention. Cela peut rendre difficile la gestion efficace des informations et la priorisation des tâches.

De plus, force est de constater que l’utilisation excessive des technologies peut entraîner une perte de connexion humaine. Les interactions en face à face favorisent une meilleure compréhension et permettent de développer des relations professionnelles solides. Tandis que l’absence de contact physique et d’interaction directe peut entraîner une diminution de l’empathie et de la collaboration, ce qui peut nuire à l’efficacité de l’équipe.

Comment éviter l’utilisation excessive des technologies ?

Un conseil : utiliser les technologies de manière judicieuse. En effet, dans le monde qu’est le nôtre, aujourd’hui nous ne pouvons pas nous passer des technologies, alors autant les utiliser à bon escient !  

Il est préférable de privilégier les interactions en face à face lorsque cela est possible, car cela permet une communication plus directe, plus claire et plus riche en informations non verbales. 

Lors de l’utilisation des outils numériques, il est essentiel de les utiliser de manière sélective et de définir des périodes spécifiques pour consulter les e-mails ou les messages.

Dans le cadre d’un management efficace, mettre en place une stratégie en interne permettant d’établir des normes de communication claires au sein de l’équipe peut être une bonne solution. Cela peut inclure des règles sur les délais de réponse aux messages, la réduction des réunions non essentielles et l’encouragement à la communication en personne lorsque cela est possible. 

Annoncer ces règles de manière formelle à travers différents canaux de communication afin que tout le monde soit informé sur le sujet.

Le manque de feedback constructif

Le feedback est essentiel pour favoriser l’amélioration continue au travail. 

Le manque de feedback constructif en matière de communication au travail peut donc entraver le développement professionnel, l’apprentissage et la progression de l’équipe. 

Lorsque les retours d’information sont insuffisants ou inappropriés, il devient difficile pour les individus de comprendre leurs forces et leurs faiblesses, ainsi que les domaines dans lesquels ils doivent s’améliorer.

Le feedback constructif est essentiel pour favoriser une culture de croissance et d’amélioration continue. Au contraire, l’absence de feedback ou les commentaires non constructifs peuvent générer de la frustration, du ressentiment et de l’insatisfaction au sein de l’équipe.

Un feedback vague ou généralisé se caractérise par le fait de ne pas spécifier les actions concrètes à entreprendre pour améliorer les performances. 

Comment éviter de donner un feedback non constructif ?

Évitez les critiques non constructives et privilégiez les commentaires spécifiques, objectifs et orientés vers l’action pouvant aider. La clé est d’adapter son discours et de le préparer. Un feedback constructif doit identifier les domaines à améliorer et proposer des solutions ou des recommandations pour permettre aux individus de progresser.

De plus, il est important d’apprendre à donner et à recevoir le feedback de manière constructive. Les gestionnaires et les membres de l’équipe doivent alors être ouverts à la critique constructive, en reconnaissant que cela contribue à leur développement personnel et professionnel. 

Bien sûr, il est aussi essentiel d’accorder un droit de réponse et de fournir le feedback de manière respectueuse, en mettant l’accent sur les comportements et les résultats, plutôt que sur la personne.

Encouragez les échanges réguliers, ouverts et honnêtes, où chacun se sent en mesure de partager ses observations et de recevoir des commentaires de manière constructive. 

En fournissant un feedback de qualité, vous favoriserez une communication transparente, un climat de confiance et une amélioration continue au sein de l’équipe.

Conclusion

En conclusion, nous venons de voir lors de cette présentation que la communication dans notre vie professionnelle joue un rôle vital dans la réussite d’une équipe et d’une organisation car c’est ce qui lie les gens. Connaître les cinq erreurs les plus courantes peut réellement vous apporter que vous soyez manager ou collaborateur dans le cadre de votre productivité ou celle de votre organisation ainsi que dans le maintient d’un esprit d’équipe.

Le manque de clarté dans la communication peut entraîner des malentendus, des retards et des erreurs, tandis qu’une mauvaise écoute peut nuire aux relations et à l’engagement de l’équipe. De plus, la négligence de la communication non verbale et l’utilisation excessive des technologies peuvent entraîner des obstacles dans la transmission du message et une perte de connexion humaine. Enfin, le manque de feedback constructif peut entraver le développement professionnel et la progression de l’équipe. 

Pour pallier à ces problématiques, servez-vous de votre expérience et exprimer vos idées de manière claire, prêtez une attention totale aux autres lorsqu’ils s’expriment, utilisez efficacement la communication non verbale, limitez l’utilisation excessive des technologies et fournissez un feedback constructif et respectueux. En favorisant une communication transparente, ouverte et honnête, les équipes pourront travailler dans des conditions suffisamment bonnes pour améliorer leur collaboration et pour être efficaces. Améliorer la communication peut également être une stratégie marketing sur laquelle miser en interne afin de favoriser l’image de marque de l’entreprise.

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