Comment monter un dossier Qualiopi pdf ?

Comment monter un dossier Qualiopi pdf?

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Inès

Inès Ben Njima

Co-Fondatrice et formatrice

La certification Qualiopi est devenue un critère incontournable pour les organismes de formation en France depuis janvier 2021. Garant de la qualité des prestations de formation, cette certification est indispensable pour bénéficier des financements publics ou mutualisés. 

Vos clients vous demandent souvent si vous êtes Qualiopi ? Vous souhaitez entreprendre cette démarche qualité et apposer le fameux logo Qualiopi ?

C’est dans cette optique que nous allons vous présenter, dans cet article, un guide complet détaillant les étapes clés pour monter un dossier Qualiopi avec succès.

Certification Qualiopi définition

L’article L. 6316-1 du Code du travail issu de la loi du 5 septembre 2018, prévoit que les prestataires d’actions de formation, de bilans de compétences, d’actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience et de formations par apprentissage doivent être certifiés qualité au 1er janvier 2021 lorsqu’ils font appel à des financements.

C’est donc depuis cette date que la marque Qualiopi a vu le jour et que les prestataires concourant au développement des compétences s’y intéressent car elle peut être bien utile. 

Qualiopi, c’est une certification qui atteste du processus qualité d’un organisme et qui permet plus de transparence de l’offre de formation.

Elle est valable durant un cycle de 3 ans tout au long duquel plusieurs audits ont lieu : un audit initial, un audit de surveillance et un audit de renouvellement

Comprendre les critères Qualiopi

Dans un premier temps, pour la préparation de votre dossier Qualiopi, il est primordial de faire une première lecture du référentiel national qualité (appelé RNQ ou référentiel Qualiopi). Attention à ne pas se tromper de version, la dernière version du référentiel Qualiopi mise à jour étant la V9.  

Ceci facilitera la compréhension des critères et indicateurs, et permettra de savoir lesquels sont applicables en fonction de votre situation. 

En effet, il faudra bien tenir compte de sa propre situation pour savoir si un indicateur nous est applicable ou non. Par exemple, certains indicateurs ne concernent que les CFA or si vous êtes à la tête d’un organisme de formation, cet indicateur ne vous sera alors pas applicable. 

Comprendre le référentiel national qualité de manière claire et savoir comment ça se matérialise dans la pratique n’est pas chose aisée. Dans ce cadre, vous pouvez vous faire accompagner de professionnels si besoin.

N’hésitez pas à nous consulter.  

Etablir un tableau de suivi par critères Qualiopi

Une fois que vous avez lu le référentiel national qualité, il est maintenant temps de créer un tableau dans lequel vous allez intégrer chaque critère et indicateur. 

Notre conseil est de mentionner en face de chaque indicateur, s’il vous est applicable ou non
S’il s’agit d’un indicateur applicable, vous pouvez continuer en mettant le niveau attendu mentionné dans le référentiel Qualiopi. 
Ensuite, vous pouvez inscrire les éléments que vous avez en votre possession pour répondre à cet indicateur ainsi que les éléments que vous n’avez pas et que vous devez mettre en place. 

Nous vous conseillons également d’ajouter les obligations spécifiques qui seraient propres à votre cas. 

En fin de tableau, vous pouvez ajouter vos commentaires.

Cette étape vous permettra de bien vous imprégner du référentiel Qualiopi et de comprendre un peu plus ce qu’on attend de vous. 

De plus, cela vous permet de faire un état des lieux et d’envisager les actions stratégiques à mettre en place. 

Créer ce tableau n’est que la première étape, il faudra bien le suivre et le mettre à jour

Voici, à titre d’exemple concret, un tableau de suivi par critères Qualiopi avec le premier indicateur

Critère

Indicateur

Applicabilité

Niveau attendu

Éléments dont on dispose 

Éléments dont on ne dispose pas

Obligations spécifiques

Commentaires

1. Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus

1. Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées

OUI

Donner une information accessible, exhaustive, sur la prestation, c’est-à-dire sur son contenu et sur l’intégralité des items mentionnés. Cette information doit être à jour.

Convention de formation

Programme de formation

Contrat de formation

établir des objectifs 

mentionner des prérequis

Ma formation est certifiante : 

l’information mentionne le libellé exact de la certification, le code RNCP/RS, le nom du certificateur et la date d’enregistrement de la certification.

Intégrer les prérequis et les objectifs sur mon site internet et dans les différents documents contractuels

Constituer les éléments prouvant la conformité aux exigences du référentiel Qualiopi

Rassemblez maintenant les éléments prouvant la conformité aux exigences de Qualiopi par indicateur. Notre conseil est de créer une arborescence sur votre ordinateur ou un espace partagé. 

Mettez-y ceux que vous avez déjà en votre possession et créez ceux que vous n’avez pas et qui pourraient servir de preuve le jour de l’audit.

Cela peut être des documents (exemples : programmes de formation, conventions de formations) ou des process internes (description des process mis en œuvre).

Si vous êtes en charge de la mise en place de cette démarche Qualiopi, il vous faudra définir et documenter les processus internes garantissant la qualité des prestations de formation

Et s’il y a lieu, faites vous aider de vos collègues en impliquant l’ensemble des acteurs de l’organisme dans cette démarche Qualiopi.

Besoin d’aide ? 

Pour ceux qui ne souhaitent pas s’embêter avec l’administratif pour ne se consacrer qu’aux activités pédagogiques, nous avons une offre imbattable pour vous faire gagner du temps !

On a conçu spécialement pour vous LE kit de modèles à télécharger dont vous aurez besoin le jour de votre audit Qualiopi. Ce kit est composé d’un grand nombre de ressources documentaires au format word, format pdf, format excel etc. et directement exploitables. 

Télécharge TOUS les documents nécessaires pour réussir la certification Qualiopi !

Réaliser un audit interne

Une fois que vous pensez avoir rassemblé tous les éléments pouvant servir de preuve le jour de l’audit, il est maintenant temps de réaliser un pré-audit interne

Vous pouvez vous faire aider de personnes dans votre organisation, connaissant le référentiel Qualiopi ou opter pour un audit blanc. De nombreux organismes certificateurs proposent cette option. 

L’audit blanc est un préaudit réalisé en amont du processus de certification Qualiopi par un des auditeurs du certificateur.

Certains organismes certificateurs le proposent afin de rassurer certains audités qui ne seraient pas sereins et souhaiteraient être mieux préparés avant l’audit initial. 

Il s’agit ici d’identifier les éventuelles non-conformités. Cela vous aidera donc à savoir les points sur lesquels vous devez travailler. Ce sera ensuite à vous de mettre en place des actions correctives pour remédier aux écarts identifiés.

Choisir son organisme certificateur

Pour obtenir la certification Qualiopi, vous devez faire appel à un organisme certificateur. Celui-ci mandatera un de ses auditeurs afin d’auditer votre organisme de formation sur les exigences du référentiel afin de savoir si vous les respectez bien. 

Vous pouvez orienter votre choix d’organisme certificateur parmi les 37 de cette liste, diffusée par le ministère du Travail et qui sont les seuls habilités à ce que la certification Qualiopi soit délivrée. 

Une fois que vous avez fait votre choix, contactez-les pour faire une demande de devis et prendre le rendez-vous d’audit

Avant la prise de rendez-vous, vous devrez fournir à l’organisme certificateur certains documents et informations comme le dernier bilan pédagogique et financier, un organigramme, les catégories d’actions concernées par la certification Qualiopi etc. 

Préparer l'audit de certification Qualiopi

Afin que l’audit se déroule sans stress, veillez à bien vous organiser et soyez structuré pour mettre à disposition de l’organisme certificateur l’ensemble des documents nécessaires le jour J.

Pour s’assurer que tous les processus sont opérationnels et conformes aux exigences de Qualiopi, votre auditeur vous posera des questions. 

Pour répondre à ses attentes, participez activement en apportant les preuves que vous avez, ce sera à vous de démontrer la conformité de votre organisme aux critères Qualiopi.

Si des non-conformités sont relevées lors de l’audit, il faudra mettre en place des actions correctives dans les délais impartis.

A la fin de l’audit, votre auditeur vous expliquera comment utiliser le logo Qualiopi en s’appuyant sur la charte d’usage. 

Conclusion

Monter un dossier Qualiopi solide pour être certifié peut sembler complexe, mais en suivant ces étapes clés méthodiques, vous pouvez mettre toutes les chances de votre côté pour obtenir la certification Qualiopi

La démarche Qualiopi implique un gage de professionnalisme, de qualité et de s’engager dans une démarche d’amélioration continue pour votre organisme de formation, alors ne passez pas à côté ! 

Pour vous aider dans votre démarche et vous faire gagner un temps précieux, voici ce que nous avons pour vous :  

Pour toute question n’hésitez pas à nous contacter

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