5 idées reçues sur Qualiopi
5 idées reçues sur Qualiopi
La certification Qualiopi, marque de certification qualité est devenue un sujet incontournable dans le monde de la formation professionnelle.
Que vous soyez formateur indépendant, salarié, collaborateur ou à la tête d’un organisme de formation, vous avez sûrement entendu des affirmations diverses et parfois contradictoires à ce sujet.
Certains disent qu’elle est obligatoire pour exercer, d’autres pensent qu’elle garantit automatiquement l’éligibilité de leurs formations au CPF, et nombreux sont ceux qui la jugent trop coûteuse. Mais qu’en est-il réellement ?
Le problème est que beaucoup de formateurs se lancent ou à l’inverse, ne se lancent pas dans la démarche Qualiopi à cause de certaines idées reçues. Cela peut rendre la situation difficile, voire impossible à démêler pour certains, surtout lorsqu’ils n’ont pas accès à des informations claires et précises.
Dans cet article, nous allons donc démystifier cinq idées reçues sur la certification Qualiopi, pour vous aider dans vos recherches à y voir plus clair et à prendre des décisions éclairées pour votre activité de formation.
Vous pourrez ainsi mieux comprendre l’obligation ou non d’engager votre organisme dans cette démarche de conformité.
La certification Qualiopi est obligatoire
On entend partout que la certification Qualiopi est obligatoire, sauf que c’est complètement faux.
Vous pouvez tout à fait être formateur sans avoir cette certification. En réalité, l’obligation de certification dépend de votre situation spécifique.
En revanche, il est effectivement obligatoire d’avoir la certification Qualiopi dans l’éventualité où on voudrait faire bénéficier aux apprenants de formations finançables par les OPCO, France Travail (ex Pôle emploi) ou d’autres fonds mutualisés.
De plus, cette obligation s’applique aussi si on souhaite rendre ses formations éligibles au CPF. Il est donc essentiel, pour les formateurs qui veulent accéder à ces financements, de bien comprendre les exigences.
Par ailleurs, il est obligatoire pour les sous-traitants délivrant des formations entrant dans le champ du CPF d’être certifiés Qualiopi.
Voir l’article “Qualiopi : explication des V8 et V9 du guide lecture du RNQ”
Cela s’inscrit dans un processus de conformité qui vise à assurer que toutes les formations proposées, même celles réalisées à distance, répondent aux mêmes standards de qualité.
L’objectif est d’améliorer la qualité des formations sur tout le territoire.
Cependant, attention car cela ne concerne pas tous les sous-traitants.
Sont exemptés de cette obligation, les sous-traitants en micro entreprise ne dépassant pas le seuil légal de chiffre d’affaires fixé à 77 700 €.
Cette exemption constitue une grande aide pour les jeunes entrepreneurs qui débutent et ne souhaitent pas encore se lancer dans la certification.
On le voir bien, cette obligation de certification Qualiopi ne dépend donc que de votre situation.
Pour ceux qui se posent des questions sur leur conformité, il est crucial de suivre l’évolution des réglementations et de se tenir à jour des déclarations annuelles.
Contactez-nous si vous avez des questions à ce sujet.
Si j’ai Qualiopi mes formations seront au CPF
Il arrive fréquemment que des formateurs souhaitent rendre leurs formations éligibles au CPF et pensent qu’en obtenant la certification Qualiopi, elles seront directement inscrites auprès de France Compétences dans les catégories RS ou RNCP. Or, c’est complètement faux.
Tout d’abord, il faut savoir que Qualiopi est une certification valable pour l’organisme de formation en lui-même et toutes ses formations.
Lorsque vous entamez les démarches pour accéder au CPF, vous devez effectuer une demande pour chaque formation que vous souhaitez rendre éligible. Cette demande doit suivre un plan précis pour être acceptée et peut parfois s’avérer être un véritable parcours du combattant, surtout pour les jeunes formateurs.
De plus, avoir Qualiopi est une obligation pour pouvoir prétendre à rendre une de ses formations éligible au CPF. Cependant Qualiopi, n’est pas le seul critère. Il y a beaucoup d’autres conditions à remplir (comme le respect des critères pédagogiques et la réalisation d’un dossier solide). La plateforme EDOF, qui centralise les démarches, n’accepte pas si facilement les demandes, et il est crucial de se préparer correctement pour éviter toute déconvenue.
De nombreux témoignages de professionnels indiquent la difficulté d’inscrire une formation au répertoire du CPF. Une surveillance attentive de chaque étape est essentielle, et parfois, l’accompagnement d’un expert peut grandement faciliter les choses.
Qualiopi c’est cher
On entend aussi souvent que la certification Qualiopi, c’est cher et inaccessible aux prestataires indépendants.
Ici, notre réponse est plus nuancée, on ne peut pas dire que c’est vrai ou faux, on a envie de dire oui et non. Tout dépend des moyens et du plan que l’on met en place pour l’obtenir.
En effet, le coût varie en fonction de ce qu’on met en place pour obtenir la certification Qualiopi, du prix de l’audit pratiqué par l’organisme certificateur qu’on aura choisi, et de la rentabilisation qu’on fait de cette certification. Ces éléments doivent être soigneusement évalués par chaque employeur ou entrepreneur.
Une bonne gestion administrative peut permettre de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité du processus.
Pour vous donner un ordre d’idée, voyons ensemble ces 3 points :
Ce qu’on met en place pour obtenir la certification Qualiopi :
La formation Qualiopi
On peut se former pour comprendre les enjeux de la certification, comprendre tous les indicateurs, ce qui est attendu le jour de l’audit, ce qu’on peut donner comme preuves en fonction de sa situation, et ainsi gagner du temps (et de l’argent) à la compréhension du référentiel en se préparant correctement.
Cela est particulièrement important pour les collaborateurs internes qui doivent se former pour assurer la conformité de leurs actions.
Le coût des formations à l’obtention de Qualiopi peut varier entre le présentiel et le distanciel, le nombre d’indicateurs à voir et le nombre de personnes à former par session.
Cependant, on estime qu’en moyenne, une formation Qualiopi coûte entre de 2 000 et 6 000 €.
L’accompagnement Qualiopi
On peut également se faire accompagner par un expert Qualiopi, qui pourra faire un audit de notre situation, nous guider sur les processus, nous orienter sur ce qui manque.
Contrairement à la formation Qualiopi, l’accompagnement Qualiopi est personnalisé, il s’adapte à chaque poste et équipe, prenant en compte votre situation spécifique. Cela peut grandement faciliter la réalisation des démarches, surtout lorsque le processus semble complexe et difficile.
Concernant le prix d’un accompagnement, on peut facilement compter minimum 1 000 € pour un audit et un compte rendu d’audit. De plus, des forfaits pour des accompagnements peuvent se chiffrer très haut entre 2000 et 5000 € dépendamment du nombre d’heures d’accompagnement prévues.
Le temps administratif
Si vous ne vous faites pas accompagner ou ne souhaitez pas vous former, il vous reste la possibilité d’entamer les démarches seuls. Cependant, cela peut être difficile et très chronophage.
Comme on l’a dit, le temps c’est de l’argent. Le temps passé dans l’administratif, c’est du temps que vous auriez pu consacrer à des actions de développement, comme la création de formations ou la prospection sur le marché. Le temps perdu peut donc se traduire en pertes financières.
Pour Qualiopi, on estime la charge administrative entre 100 et 500 heures de travail solo pour être à jour au niveau des formalités Qualiopi lorsqu’on part de zéro.
Pour vous donner une estimation, ne serait-ce que si on prend un salarié, on convertit le temps passé en rémunération, en reversant un smic, on serait entre 1 165 et 5 825 €, et à cela il faudrait ajouter le chiffre d’affaires perdu.
De plus, un audit mal préparé peut également entraîner des coûts supplémentaires et des retards.
L’audit
Pour obtenir la certification Qualiopi, il faut passer un audit de certification avec un organisme certificateur accrédité par le Cofrac. Le label délivré permettra l’usage de la marque. ll est d’ailleurs important de choisir un organisme certificateur avec soin, car la qualité de l’audit peut varier.
A savoir : Cet audit est payant et les tarifs ne sont pas fixes.
Ce prix dépend d’un certain nombre de facteurs, c’est pour cette raison que les organismes certificateurs ne vous établiront un devis que si vous leur fournissez un certain nombre d’informations et notamment le chiffre d’affaires, le nombre de sites, le nombre de catégories d’actions pour lesquelles vous souhaitez être certifié.
Pourquoi ?
Car selon les réponses données, la durée d’audit peut être rallongée et donc, le prix aussi.
Pour vous donner un ordre d’idée avec les critères les plus bas, disons qu’un organisme de formation a un chiffre d’affaires à moins de 150 000 €, a un établissement principal et pas de site, et qu’une seule catégorie d’action serait concernée, le prix de la certification valable 3 années, avec un audit initial et un audit de surveillance, tourne aux alentours de 1 500 à 3 000 €.
La rentabilisation de la certification Qualiopi
Vous l’avez compris, avant de se lancer dans la démarche Qualiopi, il faut se demander si c’est bien rentable en calculant tous les coûts à prévoir et en les comparant aux objectifs de chiffre d’affaires.
Dans la vie de jeunes entrepreneurs ou les formateurs avec un petit budget, cela peut sembler impossible, mais un bon conseil est de planifier en tenant compte des aides et financements disponibles pour trouver le juste équilibre.
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Je peux exempter certaines de mes formations aux exigences de Qualiopi car je ne veux pas les rendre finançables
Souvent, on pense que le formalisme requis par Qualiopi peut ne pas s’appliquer à toutes nos formations, notamment si on ne souhaite pas rendre certaines de nos formations non finançables. En réalité, c’est impossible.
Pourquoi ?
Parce que c’est votre organisme qui est certifié Qualiopi, donc chacune de vos formations doit répondre aux exigences de Qualiopi, quel que soit leur statut en matière de financement.
Alors faites bien attention, on ne peut pas dispenser certaines formations des exigences de Qualiopi, ni avant son obtention ni après car toutes vos formations peuvent faire partie de l’échantillon des formations auditées lors des différents audits. (initial, surveillance, renouvellement).
Même les formations non finançables sont susceptibles d’être examinées par l’auditeur.
Je ne donne que des formations en sous-traitance, je peux donc être dispensé de Qualiopi
On peut croire que si nous ne donnons que des formations en sous-traitance, nous n’avons pas l’obligation d’être certifiés Qualiopi.
Et bien c’est faux, mais c’était vrai jusqu’à la publication du décret sous-traitance en date du 28 décembre 2023 qui a entraîné une version 9 du RNQ, publiée le 9 janvier 2024.
Dorénavant, Qualiopi est obligatoire aux sous-traitants dans le cadre du CPF.
Pour être en conformité, chaque sous-traitant doit se demander si ses formations entrent dans le champ du CPF et suivre les étapes nécessaires pour obtenir la certification si nécessaire. Ce décret indique clairement les nouvelles obligations auxquelles doivent se conformer les sous-traitants.
Pour faire simple, si vous ne donnez aucune formation éligible au CPF alors vous êtes dispensés de l’obtention de Qualiopi.
En revanche, si vous donnez des formations prises en charge par le CPF, pour le compte d’un donneur d’ordre, alors vous devrez avoir la certification Qualiopi (sauf cas d’exemption cité en question 1).
Conclusion
La certification Qualiopi, bien que souvent entourée de nombreuses idées reçues, est un outil essentiel pour les organismes de formation qui souhaitent se développer tout en offrant des prestations finançables par des organismes tiers.
Cependant, comme nous l’avons vu, elle n’est ni obligatoire pour tous, ni une garantie automatique d’éligibilité au CPF. Son coût peut varier en fonction de nombreux facteurs et il est important de réaliser une analyse minutieuse avant de s’engager. De plus, toutes les formations devront répondre aux exigences du référentiel, et dans le cas de sous-traitance au CPF, la certification est obligatoire. Cela concerne plus les structures ou professionnels déjà bien établies (voir cas d’exemption).
En démystifiant ces cinq idées reçues, il devient évident que la certification Qualiopi doit être abordée avec discernement. Pour certains, elle représente une opportunité de croissance, tandis que pour d’autres, elle pourrait ne pas être nécessaire.
Consacrer du temps aux recherches, c’est s’assurer d’aborder la suite avec sérénité. L’essentiel est de bien comprendre ses enjeux et de prendre une décision juste et éclairée, adaptée à votre situation spécifique.
Si vous envisagez de vous lancer dans la démarche Qualiopi ou si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter que ce soit pour les modèles, pour vous former vous ou vos salariés, ou pour un accompagnement personnalisé. Nos services sont là pour vous aider à développer votre activité en toute conformité.
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